Qu’est-ce que Clinicminds ?

La solution tout-en-un pour une clinique esthétique ! De la planification, du reporting a la facturation. Clinicminds traite des milliers de dossiers chaque jour pour aider les cliniques du monde entier à travailler de manière totalement dématérialisée.

Vous pouvez trouver plus d’informations sur https://www.clinicminds.com

A quoi sert la connexion ?

Les factures de Clinicminds sont récupérées et sont enregistrées dans le journal des recettes. Autrement dit, un total quotidien sera enregistré dans le système comptable et pas chaque facture individuellement. Cela vise en partie à garantir que les noms des patients ne soient pas inclus dans la comptabilité.

Les paiements sont enregistrés et les paiements en espèces sont enregistrés dans le livre de caisse.

Vous pouvez configurer pour chaque journal des recettes si les données récupérées doivent être enregistrées immédiatement dans le journal ou si elles doivent d'abord être approuvées (et/ou ajustées) par un utilisateur.

Scrada récupère les chiffres d'affaires des factures à partir de la prochaine date de saisie dans le journal des recettes. Les recettes ont-elles été remplies jusqu'au 15/10, alors Scrada récupérera les données de Clinicminds à partir du 16/10. Démarrez le journal des recettes le 1/10 et les données de Clinicminds seront récupérées à partir du 1/10.

Il y a une limite de maximum 25 jours dans le passé où les données peuvent être récupérées

Un 0 sera automatiquement enregistré dans Scrada s’il n’y a pas de chiffre d’affaires pour un certain jour dans Clinicminds

Le numéro de facture sera indiqué si un mode de paiement est configuré sur « Autoriser plusieurs instances ». Cela peut être utile si le mode de paiement est « virement bancaire » ou « non payé ».

Les factures non payées sont enregistrées sous le mode de paiement « Non payé ». Si le paiement est ensuite enregistré dans Clinicminds, le mode de paiement « Non payé » sera inversé et l'inscription sera faite sous le mode de paiement correct.

Les transactions suivantes dans Clinicminds ne sont pas collectées par Scrada :

• Les nouvelles factures de vente créées avec une date antérieure ne seront pas récupérées
• Les modifications des factures de vente avec une date antérieure ne seront pas récupérées
• Les paiements enregistrés sous une date antérieure ne seront pas récupérés

Il est important de créer uniquement des factures avec la date du jour même et d'enregistrés les dates de paiement sur le jour même. Les transactions aux dates passées ne sont pas récupérées par Scrada !

Préparatifs dans Clinicminds

Une clé API Zapier doit être créée dans Clinicminds et la connexion Zapier doit être activée pour cela. Voici la procédure à suivre dans Clinicminds :

• Dans Clinicminds, cliquez sur 'Menu > Paramètres de l'application > Connexions > Zapier' ou en cliquez sur le lien suivant : https://app.clinicminds.com/integrations/zapier
  
• Cliquez sur 'OK' pour activer la connexion Zapier
• Cliquez sur 'Paramètres' en haut à droite et cliquez sur 'Copier la clé API'.
  

Comment établir la connexion dans Scrada ?

Suivez les étapes ci-dessous pour connecter Clinicminds à Scrada :

• Créez un mode de paiement « Non payé » dans Scrada et activez l'option « Autoriser plusieurs instances » sur le mode de paiement.
  • Vous pouvez créer un mode de paiement dans 'Menu > paramètres > livres> bouton 'modifier' à côté du journal de recettes > onglet 'modes de paiement' en haut
• Traitement des données dans Scrada
  1. Vous pouvez configurer pour chaque journal des recettes si les recettes et les modes de paiement provenant de systèmes externes doivent être enregistrés immédiatement dans Scrada ou s'ils doivent d'abord être approuvés avant d'être enregistrés. Ceci peut être configuré dans :
     1. 'Menu > Paramètres > Livres > modifier le journal des recettes'
     2. Scroller vers le bas jusqu'à « API ajouter le journal des recettes » et « API ajouter des modes de paiement pour les journal des recettes ». Vous pouvez configurer si les recettes doivent être enregistrées immédiatement ou sous forme de proposition. Les recettes ne sont pas encore enregistrées dans le journal et doivent d'abord être confirmés lorsqu'elles sont proposées. Les chiffres peuvent être modifiés lors de la confirmation.
  2. Remarque : Veuillez noter que si les chiffres doivent être approuvés, elles ne figurent pas encore dans le journal des recettes / livre de caisse. Le journal des recettes doit être complété quotidiennement selon la loi. Les chiffres ne sont pas encore dans le journal des recettes s’ils doivent encore être approuvés !
• Permettre encore à l'utilisateur de remplir des recettes .
  1. Vous pouvez configurer dans Scrada qu'un utilisateur ne puisse pas remplir manuellement les recettes. L'utilisateur pourr toujours faire des corrections.
  2. Voici la procédure à suivre si vous ne souhaitez plus autoriser qu'un utilisateur sache remplir les recettes manuellement dans le journal des recettes Scrada
     1. 'Menu > Paramètres > Livres > Modifier le journal des recettes'
     2. Accédez à l'option « L'utilisateur peut-il ajouter des recettes ». Mettez cette option sur « Bloquer ».
• Abonnement Scrada :
  1. Il est conseillé de démarrer l'abonnement du journal des recettes et/ou le livre de caisse Scrada avant d'activer l'intégration avec Clinicminds. Sinon, ça risque de bugger.
  2. Cela se fait dans dans 'Menu > Abonnements > Abonnements'
• Configurer l'intégration dans Scrada ;
  1. Sélectionnez l'entreprise que vous souhaitez connecter à Clinicminds
  2. 'Menu > Paramètres > Intégrations'
  3. Cliquez sur « Activer/Modifier » sur la vignette Clinicminds
  4. Cochez la case « Recevoir les factures de Clinicminds » pour le journal des recettes que vous souhaitez connecter à Clinicminds.
  5. Entrez la clé API Clinicminds. Il s'agit de la clé API que vous avez créée lors des préparatifs dans Clinicminds décrites ci-dessus.
  6. Vous pouvez définir la catégorie de TVA dans Scrada ou chaque pourcentage de TVA doit être enregistré. Seuls les pourcentages de TVA utilisés dans Clinicminds doivent être connectés. Vous ne devez pas connecter le pourcentage de TVA dans Scrada s'il n'est pas utilisé dans Clinicminds.
  7. Synchronisez les méthodes de paiement :
     1. Vous pouvez choisir si les informations de paiement dans Clinicminds doivent être collectées par Scrada. Vous devez cocher la case si vous utilisez un livre de caisse et un journal des recettes Scrada.
     2. Configurer le mode de paiement à utiliser si une facture n'est pas payée.
     3. Soit les modes de paiement utilisés dans Clinicminds peuvent être créés automatiquement dans Scrada, soit vous faites la connexion manuellement.
  8. Vous devez cliquer sur le bouton 'Démarrer' pour activer la synchronisation. 
  9. N'oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder » après avoir modifié les paramètres.