Wat is Clinicminds?

De alles-in-één oplossing voor een esthetische kliniek! Van planning, verslaglegging, tot facturatie. Clinicminds verwerkt elke dag duizenden dossiers om klinieken wereldwijd te helpen volledig papierloos te werken.

U vindt meer info over Clinicminds op: https://www.clinicminds.com/nl 

Wat doet de koppeling?

De facturen uit Clinicminds worden opgehaald als dagomzet/dagontvangsten en worden ingeschreven in het dagontvangstenboek. Maw in de boekhouding gaat een dagtotaal ingeschreven worden en niet elke factuur individueel. Dit oa om de namen van de patiënten niet in de boekhouding te hebben. 

De betalingen worden opgehaald en de de cash betalingen worden ingeschreven in het kasboek.

U kunt op dagontvangstenboekniveau instellen of de gegevens die opgehaald worden onmiddellijk in het dagontvangstenboek mogen ingeschreven worden of dat ze eerst nog moeten goedgekeurd (en/of aangepast) worden door een gebruiker.

Scrada haalt de omzetcijfers van de facturen op vanaf de eerstvolgende ingave datum in het dagontvangstenboek. Zijn de dagontvangsten ingegeven t.e.m. 15/10, dan gaat Scrada de gegevens ophalen uit Clinicminds vanaf 16/10. Start het dagontvangstenboek op 1/10, dan worden de gegevens vanaf 1/10 opgehaald uit Clinicminds.

Maximum kan er maar 25 dagen in het verleden gegaan worden om gegevens op te halen.

Is er geen omzet voor een bepaalde dag in Clinicminds dan zal er automatisch een 0 ingeschreven worden in Scrada.

Als een betaalmethode ingesteld staat als 'Meerdere instanties toestaan' dan wordt de nummer van de factuur vermeld. Dit kan handig zijn als de betaalmethode 'overschrijving' is of 'niet betaald'.

Facturen die niet betaald zijn worden geregistreerd met de betaalmethode 'Niet betaald'. Wordt er nadien en betaling ingeschreven in Clinicminds dan wordt de betaalmethode 'Niet betaald' tegengeboekt en wordt er inschrijving gedaan op de juiste betaalmethode.

Volgende verrichtingen in Clinicminds worden niet opgehaald door Scrada:

• Nieuwe verkoopfacturen gemaakt op een datum in het verleden worden niet opgehaald
• Aanpassingen van verkoopfacturen op een vorige datum worden niet opgehaald
• Betalingen ingegeven op een datum in het verleden worden niet opgehaald
• Verwijderde verkoopfacturen worden niet opgehaald

Het is belangrijk om enkel facturen te maken op datum van vandaag en betaaldatums in te geven op datum van vandaag. Verrichtingen op vorige datums worden niet opgehaald door Scrada!

Voorbereidingen in Clinicminds

Er moet een Zapier API key aangemaakt worden in Clinicminds. Hiervoor moet Zapier koppeling geactiveerd worden. Dit kan op volgende manier in Clinicminds:

• Klik in Clinicminds op 'Menu > App instellingen > Koppelingen > Zapier' of door op volgende link te klikken: https://app.clinicminds.com/integrations/zapier
  
• Klik 'OK' om de Zapier koppeling te activeren
• Klik op 'Instellingen' bovenaan rechts en klik op 'Kopieer API  key'
  

Hoe koppeling opzetten in Scrada?

Volg onderstaande stappen om Clinicminds aan Scrada te koppelen:

• Betaalmethode 'Niet betaald' aanmaken in Scrada en de optie 'Meerdere instanties toestaan' aanzetten op de betaalmethode.
  • Een betaalmethode aanmaken kan via 'menu>instellingen>boeken>bewerk knop naast dagontvangstenboek>tab betaalmethodes bovenaan'
• Verwerking gegevens in Scrada
  1. Er kan op dagontvangstenboekniveau ingesteld worden of de ontvangsten en betalingsmethodes die van externe systemen komen onmiddellijk mogen ingeschreven worden in Scrada of dat deze eerst nog moeten goedgekeurd worden voordat ze worden ingeschreven. Dit kan ingesteld worden via:
     1. 'Menu > Instellingen > Boeken > bewerk dagontvangstenboek'
     2. Scroll naar beneden naar ‘API hoe dagontvangsten toevoegen’ en ‘API hoe betaalmethoden van dagontvangsten toevoegen’. Daar kunt u instellen of het onmiddellijk moet geboekt worden of als voorstel. Bij voorstel staan ze nog niet in het boek en moeten ze nog bevestigd worden. Bij het bevestigen kunnen de cijfers eventueel aangepast worden.
        
  2. Opmerking: Hou er rekening mee dat als gegevens nog moeten goedgekeurd worden, ze dus nog niet in het dagontvangsten/kasboek staan. Dagontvangsten moeten wettelijk gezien dagelijks ingevuld worden. Als ze dus nog moeten goedgekeurd worden, dan staan ze nog niet in het dagontvangstenboek!
• Ingave diverse dagontvangsten door gebruiker nog toestaan?
  1. Er kan in Scrada ingesteld worden dat een gebruiker manueel geen diverse dagontvangsten kan invoeren. De gebruiker kan wel nog steeds correcties invoeren.
  2. Indien u niet meer wil toestaan dat een gebruiker diverse dagontvangsten invoert in Scrada dan kan dit aangepast worden in Scrada:
     1. 'Menu > Instellingen > Boeken > Bewerk dagontvangstenboek'
     2. Ga naar de optie ‘Kan gebruiker diverse dagontvangsten toevoegen’. Zet deze optie op 'Blokkeren'.
• Abonnement Scrada:
  1. Het is aan te raden om het abonnement in Scrada van dagontvangstenboek en/of kasboek te starten voor de integratie met Clinicminds actief wordt gemaakt. Anders kan tijdens het doorsturen van de gegevens van Clinicminds naar Scrada dit vastlopen omdat het abonnement nog niet gestart is.
  2. Dit kan gedaan worden via 'Menu > Abonnementen > Abonnementen'
• Integratie instellen in Scrada:
  1. Selecteer het bedrijf dat u wenst te koppelen met Clinicminds
  2. 'Menu > Instellingen > Integraties'
  3. Bij de tegel van Clinicminds klikt u op 'Activeren/Bewerken'
  4. Vink ‘Ontvang facturen vanuit Clinicminds’ aan voor het dagontvangstenboek die u wenst te koppelen aan Clinicminds
  5. Vul de API-key van Clinicminds in. Dit is de API-key dat je aangemaakt hebt tijdens de voorbereidingen in Clinicminds hierboven beschreven.
  6. Per BTW-percentage kan ingesteld worden in welk BTW-categorie dit moet ingeschreven worden in Scrada. Enkel maar de BTW-percentages dat gebruikt worden in Clinicminds moeten gekoppeld worden. Wordt het BTW-percentage niet gebruikt in Clinicminds moet je het ook niet koppelen in Scrada.
  7. Synchroniseer betalingsmethodes:
     1. U kunt kiezen of de betaalgegevens van Clinicminds moeten opgehaald worden door Scrada. Maakt u gebruikt van een kasboek en dagontvangstenboek in Scrada dan moet u het vinkje aan zetten.
     2. De betaalmethode instellen die moet gebruikt worden als een factuur niet betaald is.
     3. Ofwel kunnen de betaalmethodes gebruikt in Clinicminds automatisch aangemaakt worden in Scrada ofwel kunt u manueel de koppeling uitvoeren.
  8. Als de synchronisatie mag starten moet u op de knop 'Start' klikken
  9. Vergeet na het aanpassen van instellingen niet op ‘Bewaren’ te klikken