Wat is unTill?

unTill is een kassasysteem vóór en dóór de horeca! Met unTill kunt u uw aandacht richten op uw gasten en geen waardevolle tijd verliezen aan een ingewikkelde kassa. Bij unTill begrijpen ze dit. Het horeca kassasysteem is eenvoudig aan te passen naar uw proces, eenvoudig in het gebruik waardoor medewerkers er binnen 15 minuten mee kunnen werken, heeft zeer overzichtelijke plattegronden én koppelt met alle belangrijke systemen in de horeca.

U vindt meer info over unTill op: https://untill.com 

Wat doet de koppeling?

U kunt per dagontvangstenboek een koppeling opzetten.

Scrada haalt volgende gegevens op uit unTill:

• omzetcijfers van de kastickets
• betalingswijze van de kastickets
• extra cash in/out geregistreerd in de kassa

U kunt op dagontvangstenboekniveau instellen of de gegevens die opgehaald worden onmiddellijk in het dagontvangstenboek mogen ingeschreven worden of dat ze eerst nog moeten goedgekeurd (en/of aangepast) worden door een gebruiker.

De omzetcijfers worden opgesplitst per btw-percentage en kunnen door Scrada ook nog opgesplits worden per verkoopszone. Bij ophalen van de omzetcijfers kan ingesteld worden of de omzet van alle verkoopszones moet afgehaald worden of enkel maar van bepaalde verkoopszones.

De omzet wordt ingeschreven in Scrada op basis van orderdatum en betalingen op basis van betaaldatum. Is er omzet betaald op een andere datum dan wordt hiervoor de betaalmethode 'Overdracht' gebruikt.

Scrada haalt de omzetcijfers van de kastickets op vanaf de eerstvolgende ingavedatum in het dagontvangstenboek. Zijn de dagontvangsten ingegeven t.e.m. 15/10, dan gaat Scrada de gegevens ophalen uit unTill vanaf 16/10. Start het dagontvangstenboek op 1/10, dan worden de gegevens vanaf 1/10 opgehaald uit unTill.

Is er geen omzet voor een bepaalde dag in unTill dan zal er automatisch een 0 ingeschreven worden in Scrada.

Voorbereidingen in unTill

• Neem contact op met de UnTill-verdeler met de vraag om de API van unTill te installeren/activeren.
• De poort 3064 van de API van unTill moet toegankelijk zijn vanaf het internet. Dit is de REST API van unTill. Scrada kan ook steeds verbinding maken met een andere poort als u deze liever gebruikt, maar deze gaat dan door de router van de klant moeten geforward worden naar de API van unTill dat draait op poort 3064.

Hoe koppeling opzetten in Scrada?

Volg onderstaande stappen om unTill aan Scrada te koppelen:

1. Verwerking gegevens in Scrada:
   • Er kan op dagontvangstenboekniveau ingesteld worden of de ontvangsten en betalingsmethodes die van externe systemen komen onmiddellijk mogen ingeschreven worden in Scrada of dat deze eerst nog moeten goedgekeurd worden voordat ze worden ingeschreven. Dit kan ingesteld worden via:
     1. 'Menu > Instellingen > Boeken > knop 'bewerken' naast het dagontvangstenboek'
     2. Scroll naar beneden tot de rubriek 'API' - ‘API hoe dagontvangsten toevoegen’ en ‘API hoe betaalmethoden van dagontvangsten toevoegen’. Daar kunt u instellen of het onmiddellijk moet geboekt worden of als voorstel. Bij voorstel staan ze nog niet in het boek en moeten ze nog bevestigd worden. Bij het bevestigen kunnen de cijfers eventueel aangepast worden.
        
   • Opmerking: Hou er rekening mee dat als gegevens nog moeten goedgekeurd worden, ze dus nog niet in het dagontvangsten/kasboek staan. 
2. Ingave diverse dagontvangsten door gebruiker nog toestaan?
   • Er kan in Scrada ingesteld worden dat een gebruiker manueel geen diverse dagontvangsten kan invoeren. De gebruiker kan wel nog steeds correcties invoeren.
   • Indien u niet meer wilt toestaan dat een gebruiker diverse dagontvangsten invoert in Scrada dan kan dit aangepast worden in Scrada:
     1. 'Menu > Instellingen > Boeken > knop 'bewerken' naast het dagontvangstenboek'
     2. Ga naar de optie ‘Kan gebruiker diverse dagontvangsten toevoegen’. Zet deze optie op 'Blokkeren'.
3. Openingstijd instellen in Scrada
   • Als de zaak open is na middernacht wordt in unTill vaak gekozen voor een openingstijd van 6:00 tot 5:59. Is de zaak open na middernacht dan moet u de openingstijd in Scrada aanpassen omdat deze standaard op 0:00 staat.
   • Deze tijd is belangrijk omdat Scrada alle verkopen vanaf openingstijd tot 1 minuut voor openingstijd gaat beschouwen als omzet van 1 dag en dit gaat boeken als omzet op de dag dat de openingstijd is begonnen. M.a.w. is openingstijd bijvoorbeeld 6:00 dan gaat Scrada alle omzet van 1/10/2024 6:00 tem 2/10/2024 5:59 inschrijven als omzet van datum 1/10/2024.
   • Zo past u de openingstijden aan in Scrada:
     1. 'Menu > Instellingen > Boeken > knop 'bewerken' naast het dagontvangstenboek'
     2. Ga naar de optie ‘Openingstijd’. Vul de juiste openingstijd in.
4. Abonnement Scrada:
   • Opmerking: Als bij 'Instellingen > Bedrijf > onderaan bij Facturatie bij Factuurgegevens' - 'Ander bedrijf' geselecteerd staat dan kunt u deze stap overslaan.
   • Het is aan te raden om het abonnement van het dagontvangstenboek en/of kasboek in Scrada te starten voor u de integratie met unTill actief maakt. Anders kan tijdens het doorsturen van de gegevens van unTill naar Scrada dit vastlopen omdat het abonnement nog niet gestart is.
   • Dit doet u als volgt: 'Menu > Abonnementen > Abonnementen'.
5. Extra betaalmethodes aanmaken in Scrada:
   • Soms staan er op het einde van de dag openstaande tickets. Hiervoor moet u een betaalmethode met de naam 'Overdracht' aanmaken in Scrada.
   • Dat doet u als volgt:
     1. 'Menu > Instellingen > Boeken > knop 'bewerken' naast het dagontvangstenboek'
     2. Klik bovenaan op 'Betalingsmethodes'
     3. Klik op 'Nieuw' om de nieuwe betaalmethode toe te voegen.
     4. Geef deze betaalmethode de naam 'Overdracht'.
     5. Dit is het type: xxx
6. Extra btw-categorieën aanmaken in Scrada:
   • Worden er cadeaubonnen verkocht dan moet de btw-categorie 'Cadeaubonnen' aangemaakt worden met btw-type NA.
   • Worden er vooruitbetalingen gedaan door klanten dan moet de btw-categorie 'Vooruitbetaling' aangemaakt worden met btw-type NA.
   • Worden er vooruitbetalingen gedaan via een smart card door klanten dan moet de btw-categorie 'Vooruitbetaling smart card' aangemaakt worden met btw-type NA.
   • Worden er fooien geregistreerd in unTill dan moet de btw-categorie 'Fooien' aangemaakt worden met btw-type NA.
   • U maakt extra btw-categorieën als volgt aan in Scrada:
     1. 'Menu > Instellingen > Boeken > knop 'bewerken' naast het dagontvangstenboek'
     2. Klik bovenaan op 'BTW categorieën'
     3. Klik op 'Nieuw' om een nieuwe btw-categorie toe te voegen
     4. Geef een naam + btw-type in zoals in puntje 1-4 is omschreven. 
7. Extra transactietypes aanmaken in Scrada:
   • Wordt er extra cash in/out geregistreerd in unTill dan wordt er best een Cash transactie 'Cash in' en een Cash transactie 'Cash out' aangemaakt in Scrada. Selecteer bij ingave 'Ontvangsten of uitgaven'.
   • Extra kasboek transacties types voor kasboek toevoegen in Scrada:
     1. 'Menu > Instellingen > Boeken > knop 'bewerken' naast het dagontvangstenboek'
     2. Klik bovenaan op 'Kasboek Transactie'
     3. Klik op 'Nieuw' om een nieuw transactietype toe te voegen
     4. Kies een 'transactietype' 
     5. Klik op 'bewaren'
8. Integratie Untill instellen in Scrada:
   1. Selecteer het bedrijf dat u wenst te koppelen met unTill
   2. Ga naar 'Menu > Instellingen > Integraties'
   3. Bij de tegel van unTill klikt u op 'Activeren/bewerken'
   4. Vink ‘Ontvang bonnen vanuit unTill’ aan voor het dagontvangstenboek dat u wenst te koppelen aan unTill
   5. Vul volgende gegevens in van de API van unTill:
      • URL: dit is de volledige URL inclusief poort. Bijvoorbeeld: http://klant.mine.nu:3064 
      • Database naam
      • Gebruikersnaam
      • Wachtwoord
      • Klik na het invullen van de gegevens op 'Test' zodat Scrada kan controleren of de verbinding werkt
   6. Kies of u alle verkoopszones wilt inlezen of enkel maar bepaalde.
   7. Btw-categorieën koppelen:
      1. Selecteer naast elk btw-percentage in welke btw-categorie deze moet komen in Scrada.
      2. Als u verkoopszones in aparte btw-categorieën wenst te hebben dan kunt u het vinkje 'Omzet opsplitsen op basis van verkoopzone' aanvinken en kunt u kiezen welke verkoopszone in welke btw-categorie komt voor een bepaald btw-percentage. Onderaan kunt u op de knop 'Toevoegen' klikken als u nog bijkomen opsplitsing wilt toevoegen.
      3. Zijn er cadeaubonnen of vooruitbetalingen dan moeten deze gekoppeld worden met de btw-categorie van Scrada. Als deze er zijn en u maakt geen koppeling dan gaat bij het ophalen van de gegevens wanneer er bijvoorbeeld een cadeaubon is, een error optreden en wordt het ophalen van de gegevens gestopt totdat deze instelling is ingesteld.
   8. Synchroniseer betalingsmethodes:
      • Indien de betalingsinformatie uit unTill mag gebruikt worden, dan moet het vinkje ‘Synchroniseer betalingsmethodes’ aangevinkt worden
      • Als het vinkje 'Automatisch Untill-betaalmethoden aanmaken in Scrada' aanstaat, gaat Scrada automatisch betaalmethodes aanmaken als de unTill betaalmethode nog niet bestaat in Scrada. Zet u het vinkje uit dan moet u manueel instellen welke unTill betaalmethode met welke Scrada betaalmethode overeenkomt. 
   9. Betaalmethode overdracht:
      • Zijn er openstaande tickets op einde van de dag dan wordt deze op de betaalmethode gezet die hier geselecteerd is. Wordt het ticket later betaald dan gaat deze betaalmethode in min gezet worden.
   10. Negeer betaalmethoden. Als kastickets met een bepaalde betaalmethode niet moeten opgehaald worden uit unTill dan kunt u hier de betaalmethoden toevoegen en dan gaat Scrada geen omzet van deze kastickets inschrijven in Scrada.
   11. Fooien. Er kan ingesteld worden in Scrada wat er moet gebeuren met Fooien:
       1. Fooien uit contact geld halen: Trekt het totale fooibedrag af van uw ontvangen contant geld.

          De fooien worden rechtstreeks aan de werknemers betaald. Er wordt niets geregistreerd in Scrada i.v.m. de fooien.

       2. Fooien toevoegen aan BTW categorie: Voegt het totale fooibedrag toe aan een btw-categorie Fooien.

   12. Klik op de knop 'Start' als de synchronisatie mag starten.
   13. Vergeet na het aanpassen van de instellingen niet op ‘Bewaren’ te klikken.