Qu'est-ce que MYBREEX ?

MYBREEX est une plateforme de facturation en ligne pour entrepreneurs et experts-comptables qui propose un accompagnement de la création d'un devis jusqu'à l'envoi de votre facture par e-mail, courrier ou numériquement (UBL) via le réseau Peppol.

En plus des factures de vente, les factures d'achat peuvent également être gardées dans MYBREEX et envoyées vers votre comptable.

MYBREEX est un système de pré-comptabilité.

À quoi sert la connexion MYBREEX?

Les factures des recettes (journal des recettes), le livre de caisse et/ou les factures de ventes externes peuvent être envoyées par Scrada vers MYBREEX.

Comment configurer la connexion dans Scrada?

La connexion peut être définie par journal de recettes, livre de caisse et/ou facture de vente externe :

• Connectez-vous dans Scrada
• Menu > Paramètres > Intégrations
• Cliquez sur ‘Activer’ sur l’intégration ‘MyBreex’
• Cliquez sur ‘Connexion avec MyBreex’
• Connectez-vous à MyBreex
• Sélectionnez votre entreprise et cliquez sur 'Accepter'
• Après l'acceptation, vous pouvez sélectionner les journaux des recettes et/ou les livres de caisse qui doivent être envoyés vers MyBreex.
• Après avoir sélectionné les livres et journaux, vous pouvez éventuellement définir si les recettes et/ou les factures de vente externes doivent être transmises par MYBREEX au service comptable. Vous devez configurer le logiciel de comptabilité dans Scrada afin que Scrada envoie les recettes vers le logiciel de comptabilité si vous choisissez que MYBREEX ne transmette pas ces fichiers vers le logiciel de comptabilité. Cela peut être utile si vous créez des factures de vente dans MYBREEX et que vous ne souhaitez pas que ces factures de vente figurent dans le même journal des ventes que les recettes. Pour Exact Online et Octopus, il est possible de les avoir dans des journaux différents si MYBREEX les transmet au service comptable. Vous trouverez plus d'informations sur la façon de configurer cela dans MYBREEX sur cette page.
• Cliquez sur ‘Sauvegarder’

Plusieurs Journaux des recettes

Vous devez ajuster la numérotation des factures “par défaut” des factures de recettes si vous avez plusieurs journaux des recettes dans Scrada. Le numéro de facture doit être unique dans MYBREEX.

Par exemple: si vous avez un journal des recettes pour Gand et un pour Bruxelles, vous pouvez paramétrer la numérotation des factures des 2 journaux de la manière suivante:

• Gand: G-{InvoiceNumber:5}
  • Le numéro de facture sera G-00001 par exemple
• Bruxelles: B-{InvoiceNumber:5}
  • Le numéro de facture sera B-00001 par exemple

Vous trouverez ci-dessous comment configurer cela dans Scrada ;

• Se connecter à Scrada
• 'Menu > Paramètres > Livres
• Cliquez sur 'Modifier' pour le journal des recettes  1
• Entrez le nom du journal des recettes dans le champ 'Nom facture client' . De cette façon, ceux-ci se retrouvent sous des clients distincts dans MYBREEX
• Entrez un préfixe pour cet établissement dans le champ 'Format du numéro de facture', suivi de {InvoiceNumber:4}. Par exemple : B-{InvoiceNumber:4}. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans notre FAQ.

• Cliquez sur 'Sauvegarder'

• Cliquez sur 'Retour'

• Suivez les mêmes étapes pour les autres journaux des recettes
  
  

Comment configurer la connexion dans MYBREEX (partie 1) ?

Par défaut, le journal des recettes et le livre de caisse sont automatiquement envoyés par Scrada vers MYBREEX une fois par mois. Vous pouvez ajuster la fréquence vers chaque semaine ou chaque jour dans les paramètres du journal dans Scrada.

Le Journal des Recettes

Les recettes sont envoyées vers MYBREEX sous forme de facture de vente. Cette facture de vente est automatiquement classée comme payée dans MYBREEX et le numéro commence toujours par SCRADA-DR- suivi du numéro de facture.

Scrada recherchera si un client existe dans MYBREEX avec un code spécifique si le champ 'Code de facturation client' a été rempli dans Scrada dans les paramètres du journal des recettes. Sinon, un client sera créé dans MYBREEX avec ce code.

Si aucun 'Code de facturation client' n’a été rempli, mais que le 'Nom de facture client' a été rempli, MYBREEX recherchera si un client portant ce nom existe. Le client sera créé dans MYBREEX s’il n’existe pas.

Dans MYBREEX, la facture de vente contient les recettes détaillées en pièce jointe.

Livre de caisse

Après avoir transmis la première transaction de caisse de Scrada vers MYBREEX, le solde de la caisse sera affiché dans le tableau de bord MYBREEX.

Certaines transactions de paiement peuvent être automatiquement classées comme traitées dans MYBREEX. Scrada utilise un code spécifique pour chaque type de transaction de caisse. Vous trouverez plus d’info sur ces codes dans notre rubrique FAQ.

Quand un livre de caisse est envoyé vers MYBREEX et que vous souhaitez que certaines transactions telles que les recettes (DR/DRIN/), le paiement des recettes (DR/DRPM/), banque vers caisse (CB/BACA/), caisse vers banque (CB/CABA/), retrait privé (CB/PRTA/) et paiement privé (CB/PRDE) soient classés comme étant déjà traités, alors suivez les instructions suivantes dans MYBREEX :

• Allez dans Paramètres > Général et cliquez sur 'Afficher les options avancées' dans MYBREEX.
  

• Allez dans ‘Contrôle des paiements’ et dans le champ ‘Traiter automatiquement le paiement par clé’ entrez les codes des différents types d’opérations de caisse (qui doivent avoir le status traitées) séparés par une virgule. 

Exemple: 

DR/DRIN/,DR/DRPM/,CB/BACA/,CB/CABA/,CB/PRTA/,CB/PRDE/

Envoyer la configuration MYBREEX vers la comptabilité (partie 2)

Journal des recettes

Dans Scrada, vous pouvez configurer que les recettes qui sont envoyées vers MYBREEX ne soient pas envoyées par MYBREEX vers la comptabilité. Si tel est le cas, vous devez configurer dans Scrada vers quel logiciel comptable les recettes doivent être envoyées.

Si MYBREEX envoie les recettes au service comptable et que vous créez également des factures de vente dans MYBREEX, cela fonctionnera correctement uniquement pour les logiciels de comptabilité en ligne Exact Online et Octopus. La raison est que les recettes et les factures de vente doivent être enregistrés dans deux journaux de ventes différents. Pour les autres logiciels de comptabilité en ligne, vous devez configurer dans Scrada que MYBREEX n'est pas autorisé à envoyer les reçus recettes au service comptable. Vous pouvez également configurer MYBREEX pour Octopus et Exact Online ne les envoient pas au service comptable mais avec ces deux logiciels, vous avez le choix de le faire différemment. 

Nous décrivons ci-dessous comment vous devez configurer MYBREEX pour Exact On-Line ou Octopus pour que les factures de vente et les recettes n'apparaissent pas dans le même journal dans la comptabilité.

Exact Online

• Vous devez d'abord connecter MYBREEX à Exact Online si vous ne l'avez pas encore fait: Activez les journaux dans MYBREEX. Cela peut se faire dans 'menu > Paramètres > Général'. Cochez 'Activer' et cliquez sur 'Sauvegarder'. Accédez aux recettes du client dans MYBREEX. Sélectionnez le journal où les recettes doivent être envoyer dans 'Journaux' et cliquez sur 'Sauvegarder'.

Si vous n'avez pas encore de client recettes, vous pouvez les créer dans MYBREEX et configurer le bon journal. 

Allez ensuite dans Scrada et remplissez le bon numéro de client dans le champ 'Code client facture recettes' et le nom de l'entreprise dans 'Nom client facture recettes' dans 'menu > Paramètres > Livres > Modifier le journal des recettes.

• Sélectionnez le journal des ventes par défaut où les factures de vente créées dans MYBREEX doivent être mises.

Cela peut se faire dans 'menu > Intégrations > Exact', dans 'Journal des ventes par défaut' et dans 'Journal des ventes par défaut CN' et sélectionner les journaux dans lesquels les factures établies dans MYBREEX doivent être envoyées. 

• Seules les nouvelles factures transmises à MYBREEX se retrouveront dans le journal des recettes d'Exact Online. Les factures des recettes de Scrada qui sont déjà dans MYBREEX arriveront toujours dans le journal des recettes par défaut. Si vous souhaitez modifier cela, accéder aux factures des recettes Scrada dans MYBREEX et sélectionner le bon journal des recettes.

Octopus

• Si vous n'avez pas encore connecté Octopus dans MYBREEX, vous devez d'abord faire la connexion dans MYBREEX.
• Activez les journaux dans MYBREEX. Cela peut être fait dans 'menu > Paramètres > Général'. Cochez 'Activer' et cliquez sur 'Enregistrer'.
• Accédez au journal des recettes du client dans MYBREEX. Sélectionnez le journal où les recettes doivent entrer envoyées dans 'Journaux' et cliquez sur 'Enregistrer'.
• Si vous n'avez pas encore les recettes client, vous pouvez les créer dans MYBREEX et définir le bon journal. Ensuite, allez dans Scrada et entrez le bon numéro de client dans 'Code facture du journal des recettes du client' via 'menu> Paramètres> Entrer> Modifier le journal des recettes' et entrez le nom de l'entreprise dans 'Nom de la facture du journal des recettes du client'.
• Sélectionnez le journal des ventes par défaut où les factures de ventes créées dans MYBREEX doivent être envoyées. Cela peut se faire en sélectionnant les journaux où doivent arriver les factures émises dans MYBREEX via 'menu > Intégrations > Octopus', sous 'Factures Journal des Ventes' et sous 'Notes de crédit Journal de Ventes'.
• Seules les nouvelles factures qui sont envoyées à MYBREEX se retrouvent dans le journal des recettes d'Octopus. Les factures du journal des recettes de Scrada qui sont déjà dans MYBREEX arriveront dans le journal des ventes par défaut. Si vous souhaitez modifier cela, vous pouvez accéder aux factures du journal des recettes Scrada dans MYBREEX et sélectionner le bon journal des ventes.

Livre de caisse

Les logiciels de comptabilité locaux tels que Adsolut, Accowin, Wings… avec lesquels MYBREEX a une connexion, reçoivent les fichiers CODA du livre de caisse sur leur système local tout comme ils reçoivent l'UBL du journal des recettes.

Avec les autres logiciels de comptabilité (Exact Online, Yuki, Octopus, ...) vous devez définir dans Scrada que les CODA doivent également être envoyés vers ces logiciels de comptabilité en plus de MYBREEX. Vous trouverez plus d'informations sur la connexion entre Scrada et ces logiciels sur ce lien.