Des fichiers CODA sont disponibles pour tous les relevés électroniques du livre de caisse. Les fichiers CODA peuvent être importés dans presque tous les logiciels de comptabilité. Par défaut, les fichiers CODA ne contiennent pas de numéros de compte généraux. Il est important de définir correctement la configuration de la lecture des CODA dans votre logiciel de comptabilité si vous souhaitez importer automatiquement les fichiers CODA.

Toutes les lignes du livre de caisse ont une communication qui dépend du type de transaction. Cette communication peut également contenir le >numéro de compte général  et/ou des codes analytiques. Les différentes parties des communications sont séparées par un espace.

Structure de la communication

<communicationNuméroDeCompteGénéral> <communicationCodeAnalytique1> <communicationCodeAnalytique2> <communicationCodeAnalytique3> <communicationCodeAnalytique4> <communicationTypeDeTransaction>

Exemple 1: Il y a un retrait bancaire avec le commentaire "KBC" et le numéro de général 580000 est défini sous le type de transaction retrait bancaire => GL-580000 CB/BACA/KBC

Exemple 2: Le 15/01/2021, 299,99 EUR ont été payés via Bancontact à partir des recettes journalières. Sous le mode de paiement Bancontact, le numéro de compte général 580100 est saisi => GL-580100 DR/DRPM/Bancontact/15.01.2021/ 

Exemple 3: Le 15/01/2021, 200 EUR ont été payés via Payconiq à partir des recettes journalières. Pour le mode de paiement Payconiq, aucun numéro de compte du général n'a été saisi => DR/DRPM/Payconiq/15.01.2021/ 

Communication Numéro de compte général

Si aucun numéro de compte général n'est saisi, cette communication n'est pas incluse dans la communication globale.  Si un numéro de compte général est renseigné au niveau du mode de paiement, du type de transaction ou de la catégorie de TVA, le format de la communication au numéro de compte général est le suivant pour ce type de transaction :

GL-<NumeroDeCompteGénéral>

Exemple: Le numéro de compte général 580000 est saisi => GL-580000

Communication Code Analytique

Si aucun code analytique n'est saisi, cette communication n'est pas incluse dans la communication globale de la ligne. Si le code analytique 1, 2, ... , 5 est renseigné au niveau du mode de paiement, du type de transaction ou de la catégorie de TVA, le format de la communication du code analytique x est le suivant pour ce type de transaction :

ACx-<CodeAnalytiquex>

Le x doit être remplacé par 1,2 , ... 5 en fonction du code d'analyse utilisé.

Exemple: Les codes analytiques 1 et 3 sont remplis avec les valeurs 001 et TRU125 respectivement => AC1-001 AC3-TRU125

Communication du type de transaction

Retrait bancaire

Format du type de transaction de communication

CB/BACA/<remarque>

Exemple : Inscription d'un "retrait bancaire" avec la remarque  "KBC'" => CB/BACA/KBC

Paiement client

Format du type de transaction de communication

CB/CLIE/<nom du client>/<numéro de facture>/<remarque>

Exemple : Inscription du paiement de la facture client "Xxx'" pour la facture numéro 15 et sans 

remarque => CB/CLIE/Xxx/15/

Paiement fournisseur

Format du type de transaction de communication

CB/SUPP/<nom du fournisseur>/<numéro de facture>/<remarque>

Exemple : Inscription du paiement de la facture fournisseur "Yyy'" pour la facture numéro 558 et sans remarque => CB/SUPP/Yyy/558/

Encaissement des recettes en espèces (pas de connexion avec le journal des recettes)

Dans ce cas, les recettes sont enregistrer manuellement dans le livre de caisse.

Format du type de transaction de communication

CB/DRCA/<Date de l'inscription>/<remarque>

Exemple : Inscription des encaissements des recettes reçus le 15/01/2021 sans remarque => CB/DRCA/15.01.2021/

Encaissement des recettes en espèces (connexion avec le journal des recettes)

Dans ce cas, les recettes sont automatiquement enregistrer dans le livre de caisse par Scrada.

Vous verrez une ligne 'Recettes en espèce' dans le livre de caisse avec le montant que vous avez rempli dans le journal des recettes.

Dans le fichier CODA qui est envoyé à la comptabilité, vous verrez plusieurs lignes qui ont été remplies dans le journal des recettes. À savoir:

• Une ligne est envoyée pour les recettes
• Une ligne négative est envoyée par mode de paiement (excepté les recettes en espèces)

Exemple:

Enregistrement dans le journal des recettes de 1000 euros de recettes a 21% le 15/01/2021 dont 299,99 euros payés avec Bancontact, 200 euros payés avec Payconiq et 500,01 euros payés en espèces.

Dans le livre de caisse, vous verrez +500,01 euros avec la communication "Recettes'

Dans le fichier CODA, vous verrez:

• + 1000 euros de recettes
• -299,99 euros Bancontact
• -200 euros Payconiq

Les modes de paiement sont transmis de manière suivante

Format du type de transaction de communication

DR/DRPM/<Nom mode de paiement >/<date recettes>/<remarque>

Exemple : 1000 EUR de recettes le 15/01/2021 dont 299,99 EUR avec Bancontact, 200 EUR avec Payconiq et 500,01 EUR en cash => 

DR/DRPM/Bancontact/15.01.2021/

DR/DRPM/Payconiq/15.01.2021/

Recettes option 1

La communication structurée de la facture des recettes (journal des recettes) sera utilisée comme communication si la case  'Ajouter la référence de paiement au relevé' est cochée dans les paramètres du livre de caisse et que les factures de recettes sont transmises au logiciel de comptabilité. 

Recettes option 2 

La communication suivante sera utilisée si la case 'Ajouter une référence de paiement au relevé' n'est pas cochée dans les paramètres du livre de caisse et que les factures des recettes sont envoyées au logiciel de comptabilité:

Format du type de transaction de communication

DR/DRIN/<Date recettes>/<description des différents modes de paiement>

Exemple : 1000 EUR de recettes le 15/01/2021 dont 299,99 EUR avec Bancontact, 200 EUR avec Payconiq et 500,01 EUR en espèces => 

DR/DRIN/15.01.2021/en espèces=500.01/Bancontact=299.99/Payconiq=200 

Recettes option 3

Avec certaines intégrations, comme Exact Online et Yuki, il est possible de configurer que les recettes (journal des recettes) doivent être transmises par le livre de caisse. Le total des recettes ne sera pas transmis comme dans l'option 1 ou 2, mais une ligne par taux de TVA sera transmise si cette case est cochée.

Dans ce cas, il est important ici qu'une règle de traitement bancaire soit paramétrée dans le logiciel comptable qu'il s'agisse d'un montant avec TVA et que le logiciel comptable décompose cette ligne en une partie sans TVA (montant sans TVA) et la partie TVA (le montant TVA).

Format du type de transaction de communication

DR/DRVC/<Taux TVA>/<Nom catégorie TVA>/<Date recettes>/<Numéro de facture de recettes interne>/<remarque>

Exemple : 700 EUR de recettes à 21% et 300 EUR de recettes à 6% le 15/01/2021 inclus dans le facture recettes 217015 avec respectivement comme remarque Spiritueux et Eau =>

 DR/DRVC/21.00/recettes/15.01.2021/217015/Spiritueux

 DR/DRVC/6.00/recettes/15.01.2021/217015/Eau

Différence de caisse

Format du type de transaction de communication

CB/DIFF/<remarque>

Exemple : Entrez une 'Différence de caisse' avec la remarque "Différence'" => CB/DIFF/Diff

Coût 

Format du type de transaction de communication

CB/COST/<remarque>

Exemple : Entrez un 'Coût' avec la remarque 'Test' => CB/COUT/Test

Retrait privé 

Format du type de transaction de communication

CB/PRTA/<remarque>

Exemple : Entre un 'Retrait privé' avec la remarque "RC'" => CB/PRTA/RC

Dépôt privé 

Format du type de transaction de communication

CB/PRDE/<remarque>

Exemple : Entrez un 'Dépôt privé' avec la remarque "xxx'" => CB/PRDE/xxx

Dépôt Bancaire / Transfert vers Banque 

Format du type de transaction de communication

CB/CABA/<remarque>

Exemple : Entrez un 'Dépôt Bancaire' avec la remarque 'BNP' => CB/CABA/BNP

Autre type de transaction

Vous pouvez créer d'autres types de transactions de caisse dans les paramètres du livre de caisse. Ceux-ci seront transmis avec la communication suivante:

Format du type de transaction de communication

CB/OWN/<Nom du type de transaction>/<remarque>

Exemple : Entrez 'BNP' avec la remarque 'Bureau Bxl' => CB/OWN/KBC/Bureau Bxl