Wat is MplusKASSA?

MplusKASSA is gebruiksvriendelijke en flexibele kassasoftware op de Belgische en Nederlandse markt. U kiest en betaalt voor de functionaliteiten die u nodig hebt, hierdoor betaalt u nooit teveel.

Doordat MplusKASSA verkocht wordt door gecertificeerde kassadealers is er altijd een specialist in de buurt die u kan helpen.

U vindt meer info over MplusKASSA op: https://www.mpluskassa.nl 

Wat doet de koppeling?

U kunt per dagontvangstenboek een koppeling opzetten.

Daarnaast kunt ervoor kiezen of alle filialen, of slechts bepaalde filialen in één dagontvangstenboek moeten komen.

Scrada haalt volgende gegevens op uit MplusKASSA:

• omzetcijfers kastickets
• betalingswijze kastickets
• voorafbetalingen orders
• verkoopfacturen
• betalingen verkoopfacturen
• kastellingen
• manuele ingave kost / opbrengst

Volgende gegevens worden niet opgehaald uit MplusKASSA:

• Breuk, promotie, eigen gebruik...

U kunt op dagontvangstenboekniveau instellen of de gegevens die opgehaald worden onmiddellijk in het dagontvangstenboek mogen ingeschreven worden of dat ze eerst nog moeten goedgekeurd (en/of aangepast) worden door een gebruiker.

Scrada haalt de omzetcijfers van de kastickets op vanaf de eerstvolgende ingave datum in het dagontvangstenboek. Zijn de dagontvangsten ingegeven t.e.m. 15/10, dan gaat Scrada de gegevens ophalen uit MplusKASSA vanaf 16/10. Start het dagontvangstenboek op 1/10, dan worden de gegevens vanaf 1/10 opgehaald uit MplusKASSA.

Voor de verkoopfacturen kunt u kiezen vanaf welke datum de verkoopfacturen moeten gedownload worden uit MplusKASSA.

Is er geen omzet voor een bepaalde dag in MplusKASSA dan zal er automatisch een 0 ingeschreven worden in Scrada.

Hoe koppeling opzetten in Scrada?

Volg onderstaande stappen om MplusKASSA aan Scrada te koppelen:

1. Toegang aanvragen:
   1. Stuur een e-mail naar uw dealer met de vraag om Scrada toegang te geven tot uw MplusKASSA kassasysteem
   2. De dealer bezorgt u en Scrada de logingegevens
2. Btw-Categorieën aanmaken in Scrada
   1. Er moet per btw-groep in MplusKASSA een btw-categorie aangemaakt worden in Scrada
   2. Worden er cadeaubonnen verkocht en zijn er meerdere btw-percentages mogelijk dan moet er een btw-categorie ‘Cadeaubonnen’ aangemaakt worden in Scrada met btw-percentage NA.
   3. Worden er orders gebruikt in MplusKASSA waarop betalingen worden ontvangen in MplusKASSA en worden er meerdere btw-percentages gebruikt op de orders, dan moet er een btw-categorie ‘Vooruitbetaald’ aangemaakt worden in Scrada met btw-percentage NA.
3. Betaalmethoden aanmaken in Scrada
   1. Indien de betalingsinformatie uit MplusKASSA mag gebruikt worden, dan moet er per betalingsmethode in MplusKASSA een betalingsmethode in Scrada beschikbaar zijn. In MplusKASSA kunnen de betalingsmethodes gevonden worden via 'Beheer > Financieel > Betaalwijzen'.
   2. De benaming van de betalingsmethode in Scrada mag anders zijn dan in MplusKASSA, maar er moet wel per betaalwijze die in MplusKASSA gebruikt wordt een betalingswijze in Scrada aanwezig zijn. Ook als er een betaalwijze 'overschrijving' is moet deze aangemaakt worden in Scrada.
   3. Indien er facturen in MplusKASSA gemaakt worden, dan moet er in Scrada de betaalmethode ‘Factuur betaald’ aangemaakt worden met de optie ‘Meerdere instanties van betalingsmethode toestaan’ aangevinkt.
   4. Indien er orders met betalingsinformatie worden omgezet naar kastickets of facturen, dan moet er in Scrada de betaalmethode ‘Vooruitbetaald’ aangemaakt worden. Deze betaalmethode zal uiteindelijk op 0 uitkomen omdat deze bij omzetting van order naar kasticket/factuur op min wordt gezet en op kasticket/factuur op plus wordt gezet.
4. Verwerking gegevens in Scrada
   1. Er kan op dagontvangstenboekniveau ingesteld worden of de ontvangsten en betalingsmethodes die van externe systemen komen onmiddellijk mogen ingeschreven worden in Scrada of dat deze eerst nog moeten goedgekeurd worden voordat ze worden ingeschreven. Dit kan ingesteld worden via:
      1. 'Menu > Instellingen > Boeken > bewerk dagontvangstenboek'
      2. Scroll naar beneden naar ‘API hoe dagontvangsten toevoegen’ en ‘API hoe betaalmethoden van dagontvangsten toevoegen’. Daar kunt u instellen of het onmiddellijk moet geboekt worden of als voorstel. Bij voorstel staan ze nog niet in het boek en moeten ze nog bevestigd worden. Bij het bevestigen kunnen de cijfers eventueel aangepast worden.
         
   2. Opmerking: Hou er rekening mee dat als gegevens nog moeten goedgekeurd worden, ze dus nog niet in het dagontvangsten/kasboek staan. Dagontvangsten moeten wettelijk gezien dagelijks ingevuld worden. Als ze dus nog moeten goedgekeurd worden, dan staan ze nog niet in het dagontvangstenboek!
5. Ingave diverse dagontvangsten door gebruiker nog toestaan?
   1. Er kan in Scrada ingesteld worden dat een gebruiker manueel geen diverse dagontvangsten kan invoeren. De gebruiker kan wel nog steeds correcties invoeren.
   2. Indien u niet meer wil toestaan dat een gebruiker diverse dagontvangsten invoert in Scrada dan kan dit aangepast worden in Scrada:
      1. 'Menu > Instellingen > Boeken > Bewerk dagontvangstenboek'
      2. Ga naar de optie ‘Kan gebruiker diverse dagontvangsten toevoegen’. Zet deze optie op 'Blokkeren'.
6. Abonnement Scrada:
   1. Opmerking: Als bij 'Factuur gegevens' bij de bedrijfsinstellingen 'Ander bedrijf' geselecteerd staat dan kunt u deze stap overslaan.
   2. Het is aan te raden om het abonnement in Scrada van dagontvangstenboek en/of kasboek te starten voor de integratie met MplusKASSA actief wordt gemaakt. Anders kan tijdens het doorsturen van de gegevens van MplusKASSA naar Scrada dit vastlopen omdat het abonnement nog niet gestart is.
   3. Dit kan gedaan worden via 'Menu > Abonnementen > Abonnementen'
7. Integratie instellen in Scrada:
   1. Selecteer het bedrijf dat u wenst te koppelen met MplusKASSA
   2. 'Menu > Instellingen > Integraties'
   3. Bij de tegel van MplusKASSA klikt u op 'Activeren/bewerken'
   4. Vink ‘Ontvang bonnen vanuit MplusKASSA’ aan voor het dagontvangstenboek die u wenst te koppelen aan MplusKASSA
   5. Vul de API-Server, API-poort, API-Ident en API-wachtwoord dat u ontvangen hebt van MplusKASSA in
   6. Filialen koppelen:
      1. Indien alle filialen in hetzelfde dagontvangstenboek mogen komen, kunt u ‘Synchroniseer alle filialen’ aanvinken.
      2. Indien er enkel één filiaal of enkele filialen in het dagontvangstenboek mogen komen, dan moet u het nummer van de filialen invullen, gescheiden door een komma. De filiaalnummers zijn deze die in MplusKASSA gebruikt worden 'MPlusKASSA > Beheer > Instellingen > Filialen'
   7. Btw-categorieën koppelen:
      1. In MplusKASSA 'MplusKASSA > Beheer > Financieel > btw-percentages', kan er per btw-groep ingesteld worden wat het btw-percentage is
      2. Selecteer naast elke MplusKASSA btw-groepnummer ook wat de btw-categorie is in Scrada. Indiende MplusKASSA de btw-groep niet gebruikt, dan is het niet nodig om een Scrada btw-categorie te selecteren voor deze btw-groep
      3. Zijn er meerdere btw-percentages mogelijk binnen het bedrijf en worden er cadeaubonnen verkocht dan moet er een Scrada btw-categorie geselecteerd worden naast cadeaubonnen. Meestal is dit de btw-categorie ‘Cadeaubonnen’ met btw-percentage NA.
      4. Zijn er meerdere btw-percentages mogelijk binnen het bedrijf en worden er betalingen ontvangen op MplusKASSA orders, dan moet er een Scrada btw-categorie geselecteerd worden naast 'Vooruitbetaald'. Meestal is dit de btw-categorie ‘Vooruitbetaald’met btw-percentage NA.
         1. Eens een order omgezet is naar een kasticket of een factuur wordt deze btw-categorie terug in min gezet. Uiteindelijk komt deze btw-categorie op nul uit.
   8. Synchroniseer betalingsmethodes:
      1. Indien de betalingsinformatie uit MplusKASSA mag gebruikt worden, dan moet het vinkje ‘Synchroniseer betalingsmethodes’ aangevinkt worden
      2. Per betaalwijze in MplusKASSA moet de overeenkomstige betalingsmethode van Scrada geselecteerd worden. In het veld 'MplusKASSA ID' moet de betaalwijze ID van MplusKASSA ingevuld worden. Enkele mogelijke MplusKASSA betaalwijze IDs: EFT, AFRONDING, VVV, K_PINZUIL, WEBSHOP…
      3. Worden er betalingen op facturen geregistreerd of worden kastickets/orders met betalingsinformatie omgezet naar een factuur, dan moet de betaalwijze ‘Factuur betaald’ ook gekoppeld worden aan een Scrada betaalmethode. Zie meer info hierboven bij ‘Betaalmethoden aanmaken in Scrada’
      4. Worden er orders met betalingsinformatie omgezet naar een kasticket/factuur, dan moet de betaalwijze ‘Vooruitbetaald’ gekoppeld worden aan een Scrada betalingsmethode. Zie meer info hierboven bij ‘Betaalmethoden aanmaken in Scrada’
      5. Opmerking: bij de koppeling van de betaalwijze MplusKASSA aan Scrada kunt u het vinkje ‘Negeer betaalmethode op factuur’ aanzetten. Als deze betaalwijze gebruikt is op een factuur en het vinkje staat aan dan wordt deze betaling niet doorgestuurd naar de boekhouding door Scrada. Bijvoorbeeld: is de factuur betaald met Bancontact dan gaat u uw vinkje niet aanzetten. Is de factuur betaald via overschrijving dan wordt vaak het vinkje aangezet bij betaalmethode 'Overschrijving' omdat dit rechtstreeks wordt afgepunt bij het boeken van de bank i.p.v. dat dit op een aparte tussenrekening wordt geboekt
      6. Opmerking: indien de betalingsinformatie niet moet gesynchroniseerd worden, maar het kasboek en dagontvangstenboek zijn gekoppeld dan moet er bij de instellingen van het dagontvangstenboek ingesteld worden bij de optie ‘API hoe betaalmethoden van dagontvangsten toevoegen’ dat dit als voorstel moet geboekt worden
   9. Manuele ingave inkomsten/uitgaven ophalen en registreren in kasboek:
      1. Indien u manueel uitgaves of inkomsten inschrijft in MplusKASSA dan doet u dit voor een bepaalde MplusKASSA omzetgroep
      2. Per type omzetgroep in MplusKASSA dat gebruikt wordt voor manuele ingaves moet u een transactietype van de kas koppelen
   10. Afstortrekeningen koppelen aan kastransactie
       1. Als u bij een kastelling afstortingen registreert, dan moet u een koppeling maken per type afstorting van MplusKASSA met een transactie type van het kasboek van Scrada.
       2. Veel voorkomende afstortrekeningen van MplusKASSA zijn AFSTORT_BANK en AFSTORT_KLUIS
   11. Facturen doorsturen
       1. U kunt instellen vanaf welke factuurdatum de verkoopfacturen mogen doorgestuurd worden naar Scrada
       2. Zo kan het dus zijn dat de kastickets vanaf 1/10 worden doorgestuurd omdat dagontvangstenboek begint op 1/10, maar dat u de verkoopfacturen al vanaf 1/7 wil laten doorsturen
       3. Start synchronisatie
          1. Nadat op start is gedrukt start 10 minuten later de synchronisatie. De startdatum is de eerstvolgende vrije datum in het dagontvangstenboek. M.a.w. start het dagontvangstenboek op 1/10 dan zal de omzet vanaf 1/10 gedownload worden. Is dagontvangstenboek ingevuld tem 15/10 dan zal de synchronisatie starten vanaf 16/10.
          2. Wilt u de synchronisatie (tijdelijk) stoppen dan kan dit door op 'Stop' te drukken.
   12. Klik op de knop 'Start' als de synchronisatie mag starten.
   13. Vergeet na het aanpassen van instellingen niet op ‘Bewaren’ te klikken