Qu'est-ce que Billit ?

Billit est une plateforme de facturation en ligne pour entrepreneurs et experts-comptables qui propose un accompagnement depuis la rédaction d’un devis jusqu’à l’envoi de votre facture par email, courrier ou en digital (UBL) via le réseau Peppol.

En plus des factures de vente, les factures d’achat peuvent également être suivies dans Billit et transmises à votre comptable.

Billit est un système de précomptabilité.

À quoi sert la connexion?

Les factures des recettes (journal des recetes), le livre de caisse et/ou les factures de ventes externes peuvent être transmises directement vers Billit par Scrada.

Comment configurer la connexion dans Scrada?

La configuration peut se faire au niveau du journal des recettes, livre de caisse et/ou facture de vente externe:

• Connectez-vous à Scrada
• 'Menu > Paramètres > Intégrations'
• Cliquez sur le bouton 'Activer' dans l'intégration 'Billit'
• Cliquez sur 'Se connecter avec Billit'

• Connectez-vous à Billit

• Sélectionnez votre entreprise et appuyez sur "Approuver"

• Après l'approbation, sélectionnez le journal des recettes, le livre de caisse et/ou les factures de vente externes qui doivent être envoyés vers Billit.

• Après avoir sélectionné les livres / journaux, vous pouvez éventuellement choisir si les recettes (journal des recettes) et/ou les factures de vente externes doivent être transmises par Billit au service comptable. Si vous choisissez que Billit ne les transmettent pas, vous devez configurer le logiciel de comptabilité dans Scrada afin que Scrada transmette les recettes (journal des recettes) au logiciel de comptabilité. Cela peut être utile si vous créez des factures de vente dans Billit et que vous ne souhaitez pas que ces factures de vente apparaissent dans le même journal des ventes que les recettes (journal des recettes). Pour Exact Online et Octopus, il est possible de les avoir dans des journaux différents si Billit les transmet à la comptabilité. Vous trouverez plus d'informations sur la manière de configurer cela dans Billit en bas de cet article.
• Cliquez sur 'Enregistrer / sauvegarder'

Plusieurs Journaux des recettes

Vous devez ajuster le numéro de facture “par défaut” des factures des recettes dans Scrada si vous avez plusieurs journaux dans Scrada. Le numéro de facture doit être unique dans Billit.

Par exemple, si vous avez un journal des recettes pour Gand et un pour Bruxelles, vous pouvez paramétrer le numéro de facture des 2 journaux de la manière suivante:

• Gand: G-{InvoiceNumber:5}
  • De cette façon, le numéro de facture sera G-00001 par exemple
• Bruxelles: B-{InvoiceNumber:5}
  • De cette façon, le numéro de facture sera B-00001 par exemple

Voici la façon de configurer cela dans Scrada:

• Connectez-vous dans Scrada
• Menu > Paramètres > Livres
• Cliquez sur 'Modifier' pour le journal des recettes 1
• Dans le champ ‘Nom de facture client’, entrez le nom du journal des recettes. De cette façon, ils seront enregistrés sous des clients différents dans Billit.
• Dans le champ ‘Format du numéro de facture’, entrez un préfixe pour cet établissement suivi de {InvoiceNumber:4} Par exemple: B-{InvoiceNumber:4}. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre rubrique FAQ.
• Cliquez sur ‘Enregistrer’
• Cliquez sur ‘Retour’
• Effectuez ces mêmes étapes pour les autres journaux de recettes

Comment configurer la connexion dans Billit (partie 1) ?

Par défaut, les recettes (journal des recettes) et les transactions de caisse sont automatiquement envoyés une fois par mois de Scrada vers Billit. Si vous voulez changer cette fréquence vers chaque semaine ou chaque jour, vous pouvez l’ajuster dans les paramètres du livre ou du journal dans Scrada.

Journal des recettes

Les recettes (journal des recettes) sont envoyées vers Billit en tant que facture de vente. Cette facture de vente est automatiquement enregistrée dans Billit comme étant payée et le numéro commence toujours par SCRADA-DR- suivi du numéro de facture.

Si un « Code de facturation client » a été rempli dans les paramètres du journal des recettes Scrada, alors Scrada recherchera si un client existe dans Billit avec ce code. Si ce n'est pas le cas, un client sera créé dans Billit avec ce code.

Si aucun ‘Code de facturation client’ n’a été rempli, mais que le ‘Nom de facture client’ a été rempli, Billit recherchera si un client avec ce nom existe. Si le client n’existe pas, il sera créé dans Billit par Scrada.

La facture de vente dans Billit contient les informations détaillées des recettes en pièce jointe.

Livre de caisse

Une fois que Scrada transmet les premières transactions de caisse vers Billit, le solde de la caisse sera affiché dans le tableau de bord de Billit.

Certaines transactions de caisse peuvent être automatiquement classées comme traitées dans Billit. Scrada utilise un code distinct pour chaque type de transaction de caisse. Vous trouverez plus d’informations sur ces codes sous notre rubrique FAQ.

Quand un livre de caisse est envoyés vers Billit et vous souhaitez que les transactions suivantes tels que les recettes (DR/DRIN/), les paiements des recettes (DR/DRPM/), retrait bancaire (CB/BACA/), dépôt bancaire (CB /CABA/), retrait privé (CB/PRTA/) et paiement privé (CB/PRDE) soient classés comme traités, alors faite la configuration suivante dans Billit :

• Allez dans Billit sur Paramètres > Général et cliquez sur ‘Options Avancée’

• Allez dans ‘Contrôle des paiements’ et dans le champ ‘Traiter automatiquement le paiement par clé’ entrez les codes des différents types de transactions de caisse (qui doivent avoir le status traitées) séparés par une virgule. Exemple: DR/DRIN/,DR/DRPM/,CB/BACA/,CB/CABA/,CB/PRTA/,CB/PRDE/

Transferrez la configuration Billit vers la comptabilité (partie 2)

Recettes (Journal des recettes)

Vous pouvez définir dans Scrada que les recettes (journal des recettes) qui ont été transmises à Billit ne doivent pas être transmis par Billit au service comptable. Si tel est le cas, vous devez définir dans Scrada à quel logiciel comptable les recettes doivent être envoyées. 

Si Billit envoie les recettes au service (logiciel) comptable et que vous créez aussi des factures de vente dans Billit, cela fonctionnera uniquement avec les logiciels de comptabilité en ligne Exact Online et Octopus. Car les recettes et les factures de vente doivent être traitées dans deux journaux de vente différents. Pour les autres logiciels de comptabilité en ligne, vous devez configurer dans Scrada que Billit n'est pas autorisé à transmettre les recettes (journal des recettes) au service comptable. Avec Octopus et d'Exact Online, vous pouvez également l'option que Billit ne transmettent pas les recettes au service comptable, mais la différence avec ces deux logiciels et qu'avez le choix. Vous trouverez plus d'informations sur les logiciels de comptabilité avec lesquels Billit a une connexion sur ce lien.

Vous trouverez, ci-dessous, la configuration à faire dans Billit pour Exact Online ou Octopus pour vous assurer que les factures de vente n'apparaissent pas dans le même journal comptable que les recettes.

Exact Online

• Vous devez d'abord faire la connexion avec Exact Online dans Billit si vous ne l'avez pas encore faite:

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• Activer les journaux dans Billit. Cela peut se faire dans 'menu > Paramètres > Général'. Cochez 'Activer' et cliquez sur 'Enregistrer'.

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• Accédez aux recettes clients dans Billit. Sélectionnez le journal où les reçus quotidiens doivent entrer sous 'Journaux' et cliquez sur 'Enregistrer'.

Vous pouvez créer les recettes client dans Billit si ce ne pas encore le cas et puis définir le bon journal.

Allez ensuite dans Scrada et remplissez le numéro de client dans 'Code client facture recettes' et le nom de l'entreprise dans 'Nom client facture recettes' dans 'menu > Paramètres > Journaux > Modifier le journal des recettes'.

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• Sélectionnez le journal des ventes où les factures de vente créées dans Billit doivent arriver.

Cela peut se faire dans 'menu > Intégrations > Exact', sous 'Journal des ventes standard' et sous 'Journal des ventes standard NC'' pour sélectionner les journaux où les factures faites dans Billit doivent venir.

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• Seules les nouvelles factures transmises à Billit se retrouveront dans le journal des ventes recettes d'Exact Online. Les factures des recettes Scrada qui sont déjà dans Billit arriveront encore dans le journal des ventes standard. Si vous souhaitez modifier cela, accéder aux factures des recettes Scrada dans Billit et sélectionner le bon journal des ventes.

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Octopus

• Vous devez d'abord connecter Billit à Octopus dans Billit si vous ne l'avez pas encore fait.

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• Activer les journaux dans Billit. Cela se fait dans 'menu > Paramètres > Général'. Cochez 'Activer' et cliquez sur 'Enregistrer'.

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• Accédez aux recettes du client dans Billit. Sélectionnez le journal où les recettes doivent arriver sous 'Journaux' et cliquez sur 'Enregistrer'.

Vous pouvez créer les recettes client dans Billit et définir le bon journal si cela n'a pas encore été fait. Ensuite, allez dans Scrada et entrez le numéro de client dans 'Code client facture recettes' dans 'menu> Paramètres> Entrer> Modifier le livre des recettes' et entrez le nom de l'entreprise dans 'Nom client facture recettes'.

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Sélectionnez le journal des ventes par défaut où les factures de vente créées dans Billit doivent arriver.

Cela se fait en sélectionnant les journaux où les factures émises dans Billit doivent arriver dans 'menu > Intégrations > Octopus', sous 'Factures journal de ventes' et sous 'Note de crédit journal de vente'.

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Seules les nouvelles factures qui sont transmises à Billit se retrouvent dans le journal des ventes recettes d'Octopus. Les factures des recettes Scrada qui sont déjà dans Billit se retrouvent toujours dans le journal des ventes par défaut. Si vous souhaitez modifier cela, vous pouvez accéder aux factures des recettes Scrada dans Billit et sélectionner le bon journal des ventes.

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Seules les nouvelles factures qui sont transmises à Billit se retrouvent dans le journal des ventes recettes d'Octopus. Les factures des recettes Scrada qui sont déjà dans Billit se retrouvent toujours dans le journal des ventes par défaut. Si vous souhaitez modifier cela, vous pouvez accéder aux factures des recettes Scrada dans Billit et sélectionner le bon journal des ventes.

Livre de caisse

Les logiciels comptables avec lesquels Billit a une connexion via 'billsync' (logiciels comptables locaux tels que Adsolut, Accowin, Wings…) reçoivent les fichiers CODA de la caisse sur leur système local tout comme ils reçoivent les UBLs des factures.

Avec les autres logiciels de comptabilité (Exact Online, Yuki, Octopus…) vous devez paramétrer Scrada pour que les CODA soient également envoyés à ces logiciels de comptabilité en plus qu'à Billit. Vous trouverez plus d'informations sur la connexion entre Scrada et les autres logiciels sur ce lien.