Des fichiers CODA sont disponibles pour tous les relevés électroniques du livre de caisse. Les fichiers CODA peuvent être importés dans presque tous les logiciels de comptabilité. Les fichiers CODA ne contiennent pas de numéros de compte généraux. Il est important de définir correctement la configuration de la lecture des CODA dans votre logiciel de comptabilité si vous souhaitez importer automatiquement les fichiers CODA.

Toutes les communications dans les relevés du livre de caisse commencent par un certain code. Ce code est utile pour permettre au logiciel de comptabilité d'affecter la ligne du livre de caisse au bon compte. La communication diffère selon le type de transaction :

Retrait bancaire

Structure de la communication

CB/BACA/<remarque>

Exemple : Inscription d'un "retrait bancaire" avec la remarque  "KBC'" >> CB/BACA/KBC

Paiement client

Structure de la communication

CB/CLIE/<nom du client>/<numéro de facture>/<remarque>

Exemple : Inscription du paiement de la facture client "Xxx'" pour la facture numéro 15 et sans 

remarque >> CB/CLIE/Xxx/15/

Paiement fournisseur

Structure de la communication

CB/SUPP/<nom du fournisseur>/<numéro de facture>/<remarque>

Exemple : Inscription du paiement de la facture fournisseur "Yyy'" pour la facture numéro 558 et sans remarque >> CB/SUPP/Yyy/558/

Encaissement des recettes en espèces (pas de connexion avec le journal des recettes)

Dans ce cas, les recettes sont enregistrer manuellement dans le livre de caisse.

Structure de la communication

CB/DRCA/<Date de l'inscription>/<remarque>

Exemple : Inscription des encaissements des recettes reçus le 15/01/2021 sans remarque >> CB/DRCA/15.01.2021/

Encaissement des recettes en espèces (connexion avec le journal des recettes)

Dans ce cas, les recettes sont automatiquement enregistrer dans le livre de caisse par Scrada.

Vous verrez une ligne 'Recettes en espèce' dans le livre de caisse avec le montant que vous avez rempli dans le journal des recettes.

Dans le fichier CODA qui est envoyé à la comptabilité, vous verrez plusieurs lignes qui ont été remplies dans le journal des recettes. À savoir:

• Une ligne est envoyée pour les recettes
• Une ligne négative est envoyée par mode de paiement (excepté les recettes en espèces)

Exemple:

Enregistrement dans le journal des recettes de 1000 euros de recettes a 21% le 15/01/2021 dont 299,99 euros payés avec Bancontact, 200 euros payés avec Payconiq et 500,01 euros payés en espèces.

Dans le livre de caisse, vous verrez +500,01 euros avec la communication "Recettes'

Dans le fichier CODA, vous verrez:

• + 1000 euros de recettes
• -299,99 euros Bancontact
• -200 euros Payconiq

Les modes de paiement sont transmis de manière suivante

Structure ou format de la communication

DR/DRPM/<Nom mode de paiement >/<date recettes>/<remarque>

Exemple : 1000 EUR de recettes le 15/01/2021 dont 299,99 EUR avec Bancontact, 200 EUR avec Payconiq et 500,01 EUR en cash => 

DR/DRPM/Bancontact/15.01.2021/

DR/DRPM/Payconiq/15.01.2021/ 

Recettes option 1

La communication structurée de la facture des recettes (journal des recettes) sera utilisée comme communication si la case  'Ajouter la référence de paiement au relevé' est cochée dans les paramètres du livre de caisse et que les factures de recettes sont transmises au logiciel de comptabilité. 

Recettes option 2 

La communication suivante sera utilisée si la case 'Ajouter une référence de paiement au relevé' n'est pas cochée dans les paramètres du livre de caisse et que les factures des recettes sont envoyées au logiciel de comptabilité:

Structure de la communication

DR/DRIN/<Date recettes>/<description des différents modes de paiement>

Exemple : 1000 EUR de recettes le 15/01/2021 dont 299,99 EUR avec Bancontact, 200 EUR avec Payconiq et 500,01 EUR en espèces => 

DR/DRIN/15.01.2021/en espèces=500.01/Bancontact=299.99/Payconiq=200 

Recettes option 3

Avec certaines intégrations, comme Exact Online et Yuki, il est possible de configurer que les recettes (journal des recettes) doivent être transmises par le livre de caisse. Le total des recettes ne sera pas transmis comme dans l'option 1 ou 2, mais une ligne par taux de TVA sera transmise si cette case est cochée.

Dans ce cas, il est important ici qu'une règle de traitement bancaire soit paramétrée dans le logiciel comptable qu'il s'agisse d'un montant avec TVA et que le logiciel comptable décompose cette ligne en une partie sans TVA (montant sans TVA) et la partie TVA (le montant TVA).

Structure de la communication

DR/DRVC/<Taux TVA>/<Nom catégorie TVA>/<Date recettes>/<Numéro de facture de recettes interne>/<remarque>

Exemple : 700 EUR de recettes à 21% et 300 EUR de recettes à 6% le 15/01/2021 inclus dans le facture recettes 217015 avec respectivement comme remarque Spiritueux et Eau =>

 DR/DRVC/21.00/recettes/15.01.2021/217015/Spiritueux

 DR/DRVC/6.00/recettes/15.01.2021/217015/Eau

Différence de caisse

Structure de la communication

CB/DIFF/<remarque>

Exemple : Entrez une 'Différence de caisse' avec la remarque "Différence'" => CB/DIFF/Diff

Coût 

Structure de la communication

CB/COST/<remarque>

Exemple : Entrez un 'Coût' avec la remarque 'Test' => CB/COUT/Test

Retrait privé 

Structure de la communication

CB/PRTA/<remarque>

Exemple : Entre un 'Retrait privé' avec la remarque "RC'" => CB/PRTA/RC

Dépôt privé 

Structure de la communication

CB/PRDE/<remarque>

Exemple : Entrez un 'Dépôt privé' avec la remarque "xxx'" => CB/PRDE/xxx

Dépôt Bancaire / Transfert vers Banque 

Structure de la communication

CB/CABA/<remarque>

Exemple : Entrez un 'Dépôt Bancaire' avec la remarque 'BNP' => CB/CABA/BNP

Autre type de transaction

Vous pouvez créer d'autres types de transactions de caisse dans les paramètres du livre de caisse. Ceux-ci seront transmis avec la communication suivante:

Structure de la communication

CB/OWN/<Nom du type de transaction>/<remarque>

Exemple : Entrez 'BNP' avec la remarque 'Bureau Bxl' => CB/OWN/KBC/Bureau Bxl