Waarom voorstellen?

Gegevens van externe systemen zijn niet altijd juist of moeten nog nagekeken worden voordat ze definitief mogen ingeschreven worden in Scrada. Dit kan handig zijn in verschillende gevallen:

• Als u een externe koppeling wenst te testen en u wilt controleren wat er ingeschreven gaat worden voordat het definitief wordt.
• Als de betaalmethoden van de kassa niet altijd juist zijn en deze moeten nagekeken worden voordat ze worden ingeschreven in Scrada.
• Als de betaalmethoden van de kassa niet altijd juist zijn en u wenst dat Scrada de juiste cijfers ophaalt van het betaalsysteem. Dan moeten de betaalmethoden eerst als voorstel ingeschreven worden anders kan Scrada dit niet aanpassen voordat ze ingeschreven worden.
• ….

Wanneer voorstellen?

Voorstellen kunnen op 2 manieren in Scrada komen:

• Omzet en/of betaalwijzen doorgestuurd door externe systemen die de Scrada API gebruiken.
• Omzet en/of betaalwijzen die opgehaald zijn door Scrada uit externe systemen.

Welke soort voorstellen?

Zowel de omzet en de betaalwijzen als enkel de betaalwijzen kunnen als voorstel in Scrada komen. Zo kan het dus gebeuren dat omzetcijfers van een extern systeem onmiddellijk worden ingeschreven in Scrada, maar dat de betaalmethoden als voorstel in Scrada komen.

Hoe instellen?

Op dagontvangstenboekniveau kan ingesteld worden hoe gegevens van externe systemen in het dagontvangstenboek moeten komen.

Ga naar ‘Menu > Instellingen > Boeken > Bewerken (naast het Dagontvangstenboek)’. Onderaan kunt u instellen wat er moet gebeuren met de gegevens die uit externe systemen komen (die de Scrada API gebruiken):

• API - hoe dagontvangsten toevoegen:
  • Cijfers onmiddellijk inschrijven in het dagontvangstenboek:
    • Bij deze optie worden de omzetcijfers ontvangen van een extern systeem, onmiddellijk ingeschreven in het dagontvangstenboek. Dit is de standaard optie die geselecteerd staat bij een nieuw dagontvangstenboek. Bij deze optie kan nog gekozen worden hoe de betaalmethoden worden ingeschreven.
  • Cijfers als voorstel bewaren (vereist bevestiging van een gebruiker):
    • Bij deze optie worden de omzetcijfers en de betaalmethoden als voorstel bewaard en moet een gebruiker nadien manueel door de voorstellen gaan voordat ze ingeschreven worden in het dagontvangstenboek en het cash bedrag wordt ingeschreven in het kasboek. Bij deze optie worden de betaalmethoden ook altijd als voorstel ingeschreven.
      
      
• API - hoe de betaalmethoden van dagontvangsten toevoegen:
  • Cijfers onmiddellijk inschrijven:
    • Bij deze optie worden de betaalmethoden onmiddellijk ingeschreven. Dit wil zeggen dat het cash bedrag ontvangen uit dagontvangsten onmiddellijk in het kasboek komt. Deze optie kan enkel gekozen worden als ook de omzet onmiddellijk wordt ingeschreven in het dagontvangstenboek. Dit is de standaard optie die geselecteerd staat bij een nieuw dagontvangstenboek.
  • Bijwerken met bedragen betaalproviders:
    • Bij deze optie komen de betaalmethoden als voorstel in het systeem en worden deze nadien door de ‘Scrada Payment Enroll’ verder verwerkt. De Scrada Payment Enroll gaat kijken naar de gekoppelde betaalmethoden, gaat de gegevens ophalen van de betaalprovider en past de voorstelbedragen aan met deze cijfers. Het verschil komt in cash te staan. 
    • Scrada Payment Enroll moet geactiveerd zijn voor het dagontvangstenboek anders worden de betaalmethoden van het voorstel niet automatisch bijgewerkt. Meer informatie over de Scrada Payment Enroll vindt u in dit artikel.
  • Cijfers als voorstel bewaren (vereist bevestiging van een gebruiker):
    • Bij deze optie worden de betaalmethoden nog niet ingeschreven. Dit wil zeggen dat het cash ontvangen bedrag van de betaalmethoden ook nog niet wordt ingeschreven in het kasboek. Pas na bevestiging of aanpassen van het voorstel wordt het cash bedrag ingeschreven in het kasboek. Voorstellen bevestigen is altijd een manuele actie van een gebruiker.

Hoe verwerken?

Omzet + betaalmethoden als voorstel verwerken

Als er dagontvangsten voorstellen klaar staan om te verwerken, dan staat er bij de knop 'Toevoegen' van het dagontvangstenboek een getal. Dit is enkel zichtbaar in de browser (web client) van Scrada niet in de App. De voorstellen kunnen wel verwerkt worden via de App van Scrada.

Door te klikken op de knop 'Toevoegen' wordt het voorstel getoond. Deze kunt u eventueel aanpassen voordat u deze verwerkt. Bovenaan het scherm kunt u steeds zien door welk extern systeem deze gegevens werden toegevoegd.

Wenst u toch nog iets in te schrijven op de vorige datum dan kunt u nog steeds de vorige datum selecteren en manueel iets inschrijven op deze datum.

Na klikken op 'Toevoegen' op het omzetscherm worden de betaalmethoden getoond. Ook daar kunt u bovenaan zien door welk extern systeem deze gegevens werden doorgestuurd.

Door op de knop ‘Toevoegen’ onderaan te klikken wordt het betaalvoorstel ingeschreven en wordt het bedrag ‘Contant geld’ ingeschreven in het kasboek en wordt het volgende voorstel getoond.

Zijn er in Scrada betaalmethoden gekoppeld aan een betaalprovider zoals CCV, Mollie, Payconiq... dan gaat Scrada bij de betaalmethoden het juiste bedrag downloaden van de betaalprovider en deze tonen. U kunt onder dit bedrag nog steeds zien hoeveel er is doorgestuurd door het externe systeem.

Enkel betaalmethoden als voorstel verwerken:

Voorstellen van betaalmethoden kunnen enkel verwerkt worden via de browser (web client). Dit is niet mogelijk via de mobiele App van Scrada.

Zijn er voorstellen van betaalmethoden die moeten nagekeken worden dan gaat er een 'Voorstel' knop zichtbaar zijn bij het dagontvangstenboek en gaat u ook kunnen zien hoeveel voorstellen er moeten verwerkt worden.

Bij het klikken op ‘Voorstel’ ziet u een lijst van voorstellen die moeten verwerkt worden.

Bij het eerste voorstel is de knop ‘Toevoegen’ zichtbaar. Hier kunt u op klikken om het voorstel te zien. Het voorstel kan dan bekeken worden en eventueel aangepast worden. 

Bovenaan het voorstel kunt u zien door welk extern systeem deze betalingsmethoden zijn aangeleverd.

Door op de knop ‘Toevoegen’ onderaan te klikken wordt het betaalvoorstel ingeschreven en wordt het bedrag ‘Contant geld’ ingeschreven in het kasboek en wordt het volgende voorstel getoond.

Zijn er in Scrada betaalmethoden gekoppeld aan een betaalprovider zoals CCV, Mollie, Payconiq... dan gaat Scrada bij de betaalmethoden het juiste bedrag downloaden van de betaalprovider en deze tonen. U kunt onder dit bedrag wel nog steeds zien hoeveel er is doorgestuurd door het externe systeem.