Opmerkingen CODA bestand

Van elk kasboek zijn elektronische afschriften beschikbaar in de vorm van CODA bestanden. CODA bestanden kunnen in bijna elk boekhoudprogramma geïmporteerd worden. CODA bestanden bevatten standaard geen grootboekrekeningnummers. Wilt u de CODA bestanden zo automatisch mogelijk importeren in uw boekhoudprogramma is het belangrijk om de configuratie van inlezen CODA goed te zetten.

Alle lijnen in kasboek hebben een mededeling afhanklijk van het transactietype. Tevens kan deze mededeling ook het grootboekrekeningnummer en/of analytische codes bevatten. De verschillende delen in de mededelingen zijn gescheiden door een spatie.

Formaat mededeling:

<mededelingGrootboekrekeningnummer> <mededelingAnalytischeCode1> <mededelingAnalytischeCode2> <mededelingAnalytischeCode3> <mededelingAnalytischeCode4> <mededelingAnalytischeCode5> <mededelingTransactieType>

Voorbeeld1: Er is een bankopname met opmerking 'Van KBC' en grootboekrekeningnummer 580000 is gedefinieerd bij transactietype bankopname => GL-580000 CB/BACA/Van KBC

Voorbeeld2: Op 15/01/2021 is er 299.99 EUR betaald via Bancontact van de dagontvangsten. Bij betaalmethode Bancontact staat grootboekrekeningnummer 580100 ingevuld => GL-580100 DR/DRPM/Bancontact/15.01.2021/

Voorbeeld3: Op 15/01/2021 is er 200 EUR betaald via Payconiq van de dagontvangsten. Bij betaalmethode Payconiq is er geen grootboekrekeningnummer ingevuld => DR/DRPM/Payconiq/15.01.2021/

Grootboekrekeningnummer mededeling

Is er geen grootboekrekeningnummer ingevuld dan wordt deze mededeling niet opgenomen in de globale mededeling van de lijn. Is er een grootboekrekeningnummer ingevuld bij betaalmethode, transactietype of btw-categorie dan is bij dat type transactie het formaat van de mededeling grootboekrekeningnummer hetvolgende:

GL-<grootboekrekeningnummer>

Voorbeeld: Grootboekrekeningnummer 580000 is ingevuld => GL-580000

Analytische code x mededeling

Is er geen analytische code ingevuld dan wordt deze mededeling niet opgenomen in de globale mededeling van de lijn. Is er in analytische code 1, 2, ... , 5 iets ingevuld bij betaalmethode, transactietype of btw-categorie dan is bij dat type transactie het formaat van de mededeling analytise code x hetvolgende:

ACx-<analytischeCodex>

De x moet vervangen worden worden door 1,2 , ... 5 afhankelijk van de analytises code die gebruikt worden.

Voorbeeld: Analytische code 1 en 3 zijn ingevuld met respectievelijk de waardes 001 en TRU125 => AC1-001 AC3-TRU125

Transactietype mededeling

Bankopname

Formaat mededeling transactietype:

CB/BACA/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Bankopname’ met opmerking ‘Van KBC’ => CB/BACA/Van KBC

Betaling klant

Formaat mededeling transactietype :

CB/CLIE/<naam klant>/<factuurnummer>/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave betaling factuur klant ‘Xxx’ voor factuurnummer 15 en geen opmerking => CB/CLIE/Xxx/15/

Betaling leverancier

Formaat mededeling transactietype :

CB/SUPP/<naam leverancier>/<factuurnummer>/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave betaling factuur leverancier ‘Yyy’ voor factuurnummer 558 en geen opmerking => CB/SUPP/Yyy/558/

Dagontvangsten contant ontvangen (geen koppeling dagontvangstenboek)

In dit geval zijn de dagontvangsten contant ontvangen manueel ingegeven in het kasboek.

Formaat mededeling transactietype :

CB/DRCA/<Datum ingave>/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave contant geld ontvangen dagontvangsten op 15/01/2021 zonder opmerking => CB/DRCA/15.01.2021/

Dagontvangsten contant ontvangen (koppeling dagontvangstenboek)

In dit geval is de lijn automatisch aangemaakt in het kasboek door Scrada door ingave in het dagontvangstenboek.

In het kasboek ziet u één lijn staan namelijk 'Dagontvangsten contant' met als bedrag het ingegeven bedrag dat u cash heeft ontvangen tijdens de ingave van de dagontvangsten.

In het CODA-bestand dat naar de boekhouding wordt gestuurd, wordt niet één lijn, maar meerdere lijnen gestuurd a.d.h.v. de ingegeven dagontvangsten. Namelijk:

Er wordt een lijn gestuurd voor de dagontvangsten
Er wordt een negatieve lijn gestuurd per betaalmethode (behalve cash)

Voorbeeld:

Ingave in het dagontvangstenboek van 1000 euro ontvangsten 21% op 15/01/2021 waarvan 299.99 euro Bancontact, 200 euro Payconiq en 500.01 euro cash.

In het kasboek gaat u +500.01 euro zien staan met de mededeling 'Contante ontvangsten'

In het CODA-bestand gaat er staan:

+ 1000 euro Dagontvangsten
-299.99 euro Bancontact
-200 euro Payconiq

De betaalmethoden worden als volgt doorgestuurd

Formaat mededeling transactietype:

DR/DRPM/<Naam betalingsmethode>/<datum dagontvangsten>/<opmerking>

Voorbeeld: 1000 EUR dagontvangsten op 15/01/2021 waarvan 299.99 EUR Bancontact, 200 EUR Payconiq en 500.01 EUR contant =>

DR/DRPM/Bancontact/15.01.2021/

DR/DRPM/Payconiq/15.01.2021/

Dagontvangsten mogelijkheid 1:

Als vinkje 'Betalingskenmerk aan afschrift toevoegen' aan staat bij de instellingen van het kasboek en er worden dagontvangstenfacturen doorgestuurd naar boekhoudprogramma dan wordt gestructureerde medeling van de dagontvangstenfactuur als mededeling gebruik.

Dagontvangsten mogelijkheid 2:

Als vinkje 'Betalingskenmerk aan afschrift toevoegen' uit staat bij de instellingen van het kasboek en er worden dagontvangstenfacturen doorgestuurd naar boekhoudprogramma dan wordt onderstaande mededeling gebruikt.

Formaat mededeling transactietype:

DR/DRIN/<Datum dagontvangsten>/<beschrijving verschillende betalingsmethodes>

Voorbeeld: 1000 EUR dagontvangsten op 15/01/2021 waarvan 299.99 EUR Bancontact, 200 EUR Payconiq en 500.01 EUR contant => DR/DRIN/15.01.2021/Contant geld=500.01/Bancontact=299.99/Payconiq=200

Dagontvangsten mogelijkheid 3:

Bij bepaalde integraties zoals bij Exact Online en Yuki kan ingesteld worden dat de dagontvangsten via het kasboek moeten doorgestuurd worden. Als dit aangevinkt wordt dan wordt niet totaal van de dagontvangsten doorgestuurd zoals in mogelijkheid 1 of 2 maar wordt lijn per ingevulde BTW categorie doorgestuurd.

Belangrijk hierbij is dat in het boekhoudprogramma een bank verwerkingsregel moet ingesteld worden dat dit een BTW inclusief bedrag is en dat het boekhoudprogramma deze lijn moet splitsen in een deel excl BTW en een deel BTW.

Formaat mededeling transactietype:

DR/DRVC/<BTW percentage>/<Naam BTW categorie>/<Datum dagontvangsten>/<Intern dagontvangstenfactuurnummer>/<opmerking>

Voorbeeld: 700 EUR ontvangsten 21% en 300 EUR ontvangsten 6% op 15/01/2021 opgenomen in dagontvangstenfactuur 217015 met respectievelijk opmerking Sterke drank en Water =>

DR/DRVC/21.00/ontvangsten/15.01.2021/217015/Sterke drank

DR/DRVC/6.00/ontvangsten/15.01.2021/217015/Water

Kasverschil

Formaat mededeling transactietype:

CB/DIFF/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Kasverschil’ met opmerking ‘Verschil’ => CB/DIFF/Verschil

Kost

Formaat mededeling transactietype:

CB/COST/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Kost’ met opmerking ‘Test’ => CB/COST/Test

Privé opname

Formaat mededeling transactietype:

CB/PRTA/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Privé opname’ met opmerking ‘RC’ => CB/PRTA/RC

Privé storting

Formaat mededeling transactietype:

CB/PRDE/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Privé storting’ met opmerking ‘Aanzuiveren RC’ => CB/PRDE/Aanzuiveren RC

Transfer naar bank

Formaat mededeling transactietype:

CB/CABA/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Transfer naar bank’ met opmerking ‘Naar KBC’ => CB/CABA/Naar KBC

Eigen transactietype

Bij de instellingen van het kasboek kunt u eigen transactietypes toevoegen. Deze worden met onderstaande mededeling doorgestuurd.

Formaat mededeling transactietype:

CB/OWN/<Naam transactietype>/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘KBC’ met opmerking ‘Kantoor SLH’ => CB/OWN/KBC/Kantoor SLH