Wat is Billit?

Billit is een online facturatieplatform voor ondernemers én accountants dat ondersteuning biedt bij het opstellen van een offerte tot het versturen van uw factuur via e-mail, post of zelfs volledig digitaal (UBL) via het Peppol-netwerk.

Naast verkoopfacturen kunnen ook de aankoopfacturen bijgehouden worden in Billit en doorgestuurd worden naar uw accountant.

Billit is een pre-accouting systeem.

Meer informatie over Billit kan gevonden worden op deze website.

Wat doet de koppeling?

Dagontvangstenfacturen, kasboek en/of externe verkoopfacturen kunnen door Scrada rechtstreeks doorgestuurd worden naar Billit. 

Hoe koppeling opzetten in Scrada?

 Dit kan ingesteld worden per dagontvangstenboek, kasboek en/of externe verkoopfactuur:

• Log in op Scrada
• 'Menu > Instellingen > Integraties'
• Klik bij de integratie 'Billit' op de knop ‘Activeren’
• Klik op ‘Koppelen met Billit’
  
• Login in Billit
  
• Selecteer uw bedrijf en druk op 'Goedkeuren'
  
• Na goedkeuren kunt u selecteren welke dagontvangstenboeken, kasboeken en/of externe verkoopfacturen moeten doorgestuurd worden naar Billit.
  
• Na selectie van de boeken kunt u eventueel instellen of de dagontvangsten en/of externe verkoopfacturen door Billit moeten doorgestuurd worden naar de boekhouding. Indien u kiest dat Billit dit niet doorstuurt, dan moet u in Scrada het boekhoudprogramma instellen zodat Scrada de dagontvangsten doorstuurt naar het boekhoudprogramma. Dit kan handig zijn als u verkoopfacturen maakt in Billit en niet wenst dat deze verkoopfacturen in hetzelfde verkoopdagboek komen dan de dagontvangsten. Voor Exact Online en Octopus bestaat er wel een mogelijkheid om deze in verschillende dagboeken te hebben als Billit deze doorstuurt naar de boekhouding. Meer info hoe u dit kunt instellen in Billit vindt u onderaan dit artikel.
• Klik onderaan op ‘Bewaren’.

Meerdere dagontvangstenboeken

Indien u meerdere dagontvangstenboeken heeft in Scrada, dan moet u het standaard factuurnummer van de dagontvangstenfacturen aanpassen in Scrada. Het factuurnummer moet namelijk uniek zijn in Billit.

Als u bijvoorbeeld een dagontvangstenboek Gent en Brussel heeft dan kunt u het factuurnummer van de twee boeken instellen als:

• Gent: G-{InvoiceNumber:5}
  • Op deze manier gaat factuurnummer bijvoorbeeld G-00001 zijn
• Brussel: B-{InvoiceNumber:5}
  • Op deze manier gaat factuurnummer bijvoorbeeld B-00001 zijn

Hieronder vindt u de beschrijving hoe u dit moet instellen in Scrada:

• Inloggen in Scrada
• 'Menu > Instellingen > Boeken'
• Klik bij dagontvangstenboek 1 op ‘Bewerken’  
• Vul bij ‘Factuur naam klant’ de naam in van het dagontvangstenboek. Op deze manier komen deze onder aparte klanten in Billit terecht
• Vul bij ‘Factuurnummer formaat’ een prefix in voor deze vestiging, gevolgd door {InvoiceNumber:4}. Bijvoorbeeld: B-{InvoiceNumber:4}. Meer info hierover vindt u in onze FAQ.
• Klik op ‘Bewaren’
• Klik op ‘Terug’
• Volg deze stappen ook voor de andere dagontvangstenboeken

Hoe koppeling opzetten in Billit (deel 1)?

Standaard worden automatisch één keer per maand dagontvangsten en kastransacties doorgestuurd door Scrada naar Billit. Wenst u dit elke week of elke dag, dan kunt u dit aanpassen bij de instellingen van het boek in Scrada. 

Dagontvangsten

Dagontvangsten worden doorgestuurd naar Billit als een verkoopfactuur. Deze verkoopfactuur wordt automatisch op betaald gezet in Billit en het nummer begint altijd met SCRADA-DR- gevolgd door het factuurnummer.

Indien in Scrada een ‘Factuur code klant’ is ingevuld bij de instellingen van het dagontvangstenboek, dan wordt door Scrada gezocht of er een klant kan gevonden worden in Billit met deze code. Indien niet, dan wordt een klant aangemaakt in Billit met deze code.

Is er geen ‘Factuur code klant’ ingevuld maar wel ‘Factuur naam klant’, dan wordt in Billit gezocht naar een klant met deze naam. Indien de klant niet bestaat dan wordt deze aangemaakt in Billit door Scrada.

De verkoopfactuur in Billit bevat als bijlage de detailinformatie van de dagontvangsten.

Kasboek

Na het doorsturen van de eerste kastransacties door Scrada naar Billit, wordt het kassaldo getoond in het dashboard van Billit.

In Billit kunnen bepaalde betalingstransacties automatisch op verwerkt gezet worden. Scrada gebruikt voor elk type kastransactie een aparte code. Meer informatie over deze codes vindt u in onze FAQ.

Als een kasboek wordt doorgestuurd naar Billit en u wenst graag enkele zaken zoals dagontvangsten (DR/DRIN/), betaling dagontvangsten (DR/DRPM/), bank naar kas (CB/BACA/), kas naar bank (CB/CABA/), opname privé (CB/PRTA/) en betaling privé (CB/PRDE) reeds op verwerkt te hebben staan dan moet u in Billit het volgende doen:

• Ga in Billit naar 'Instellingen > Algemeen' en klik op ‘Toon geavanceerd’
  
• Ga naar ‘Betalingscontrole’ en vul bij het veld ‘Betaling automatisch verwerken door sleutel’ de codes in van de verschillende type kastransacties (die op status verwerkt moet staan) gescheiden door een komma.
  
  Voorbeeld: DR/DRIN/,DR/DRPM/,CB/BACA/,CB/CABA/,CB/PRTA/,CB/PRDE/
  
  

Opzet Billit doorsturen naar boekhouding (deel 2)

Dagontvangsten

In Scrada kunt u instellen dat de dagontvangsten die doorgestuurd zijn naar Billit niet moeten doorgestuurd worden door Billit naar de boekhouding. Is dit het geval dan moet u in Scrada instellen naar welk boekhoudprogramma de dagontvangsten moeten gestuurd worden.

Als Billit de dagontvangsten naar de boekhouding stuurt en u maakt ook verkoopfacturen in Billit dan kan dit enkel goed werken voor de online boekhoudprogramma’s Exact Online en Octopus. Dit omdat de dagontvangsten en de verkoopfacturen in twee verschillende verkoopdagboeken moet komen. Voor andere online boekhoudprogramma’s moet u in Scrada instellen dat Billit de dagontvangsten niet mag doorsturen naar de boekhouding. Ook voor Octopus en Exact Online kunt u instellen dat Billit ze niet doorstuurt naar de boekhouding, maar bij deze twee programma’s heeft u de keuze wat u doet. Meer informatie met welke boekhoudprogramma’s Billit een koppeling heeft, vindt u via deze link.

Hieronder staat beschreven wat u moet aanpassen in Billit voor Exact Online of Octopus om ervoor te zorgen dat de verkoopfacturen niet in hetzelfde dagboek komen in de boekhouding als de dagontvangsten.

Exact Online

• Heeft u nog niet gekoppeld met Exact Online in Billit dan moet u dat eerst doen:
  
• Dagboeken activeren in Billit. Dit kan via 'menu > Instellingen > Algemeen'. Vink ‘Activeer’ aan en klik op ‘Opslaan’.
  
• Naar de klant Dagontvangsten gaan in Billit. Het dagboek waar de dagontvangsten moeten inkomen selecteren bij ‘Dagboeken’ en op ‘Opslaan’ klikken.
  
  Heeft u nog geen dagontvangsten klant dan kunt u deze aanmaken in Billit en het juiste dagboek instellen.
  
  Ga nadien naar Scrada en vul via 'menu > Instellingen > Boeken > Bewerk dagontvangstenboek' het juiste klantnummer bij ‘Code klant dagontvangstenfactuur’ en de maatschappelijke naam  bij ‘Naam klant dagontvangstenfactuur’ in.
  

• Selecteer het standaard verkoopdagboek waar de verkoopfacturen gemaakt in Billit moeten inkomen.
  Dit kan door via 'menu > Integraties > Exact', bij ‘Standaard verkoopdagboek’ en bij ‘Standaard verkoopdagboek CN’ de dagboeken te selecteren waar de facturen gemaakt in Billit moeten in komen.
  
  

• Enkel de nieuwe facturen die doorgestuurd worden naar Billit gaan in het dagontvangsten verkoopdagboek terechtkomen in Exact Online. De dagontvangstenfacturen van Scrada die reeds in Billit staan, komen nog steeds terecht in het standaard verkoopdagboek. Wilt u dit aanpassen dan kunt u naar de Scrada dagontvangstenfacturen gaan in Billit en het juiste verkoopdagboek selecteren.
  

Octopus

• Hebt u nog niet gekoppeld met Octopus in Billit dan moet u deze eerst koppelen in Billit.
  

• Dagboeken activeren in Billit. Dit kan via 'menu > Instellingen > Algemeen'. Vink ‘Activeer’ aan en klik op ‘Opslaan’.
  

• Ga naar de klant Dagontvangsten in Billit. Selecteer het dagboek waar de dagontvangsten moeten inkomen bij ‘Dagboeken’ en klik op ‘Opslaan’.
  Heeft u nog geen dagontvangsten klant, dan kunt u deze aanmaken in Billit en het juiste dagboek instellen. Ga nadien naar Scrada en vul via 'menu > Instellingen > Boeken > Bewerk dagontvangstenboek' het juiste klantnummer in bij ‘Code klant dagontvangstenfactuur’ en vul de maatschappelijke naam in bij ‘Naam klant dagontvangstenfactuur’.
  
  

• Standaard verkoopdagboek selecteren waar de verkoopfacturen gemaakt in Billit moeten inkomen.
  Dit kan door via 'menu > Integraties > Octopus', bij ‘Verkoopdagboek Facturen’ en bij ‘Verkoopdagboek Creditnota’s’ de dagboeken te selecteren waar de facturen gemaakt in Billit moeten inkomen.
  

• Enkel de nieuwe facturen die doorgestuurd worden naar Billit komen in het dagontvangsten verkoopdagboek terecht in Octopus. De dagontvangstenfacturen van Scrada die reeds in Billit staan, komen nog steeds terecht in het standaard verkoopdagboek. Wilt u dit aanpassen dan kunt u naar de Scrada dagontvangstenfacturen gaan in Billit en het juiste verkoopdagboek selecteren.
  
  

Kasboek

De boekhoudprogramma’s waarmee Billit een koppeling heeft via ‘billsync‘ (lokale boekhoudprogramma’s zoals Adsolut, Accowin, Wings…) ontvangen de CODA-bestanden van de kas op hun lokaal systeem net zoals ze UBL ontvangen van de facturen.

Bij de andere boekhoudprogramma’s (Exact Online, Yuki, Octopus…) moet u in Scrada instellen dat CODA naast Billit ook naar dit boekhoudprogramma moet doorgestuurd worden. Meer info over de koppeling dat Scrada heeft met programma’s kunt u vinden op deze link.