Van elk kasboek zijn elektronische afschriften beschikbaar in de vorm van CODA bestanden. CODA bestanden kunnen in bijna elk boekhoudprogramma geïmporteerd worden. CODA bestanden bevatten geen grootboekrekening nummers. Wilt u de CODA bestanden zo automatisch mogelijk importeren in uw boekhoudprogramma is het belangrijk om de configuratie van inlezen CODA goed te zetten.

Alle opmerkingen/mededelingen in kasboek beginnen met een bepaalde code. Deze code kan gebruikt worden door de boekhoudsoftware om de kasboek lijn op de juiste grootboekrekening te boeken. Per type transactie is de mededeling verschillend:

Bankopname

Formaat mededeling:

CB/BACA/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Bankopname’ met opmerking ‘Van KBC’ >> CB/BACA/Van KBC

Betaling klant

Formaat mededeling:

CB/CLIE/<naam klant>/<factuurnummer>/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave betaling factuur klant ‘Xxx’ voor factuurnummer 15 en geen opmerking >> CB/CLIE/Xxx/15/

Betaling leverancier

Formaat mededeling:

CB/SUPP/<naam leverancier>/<factuurnummer>/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave betaling factuur leverancier ‘Yyy’ voor factuurnummer 558 en geen opmerking >> CB/SUPP/Yyy/558/

Dagontvangsten contant ontvangen (geen koppeling dagontvangstenboek)

In dit geval zijn de dagontvangsten contant ontvangen manueel ingegeven in het kasboek.

Formaat mededeling:

CB/DRCA/<Datum ingave>/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave contant geld ontvangen dagontvangsten op 15/01/2021 zonder opmerking >> CB/DRCA/15.01.2021/

Dagontvangsten contant ontvangen (koppeling dagontvangstenboek)

In dit geval is de lijn automatisch aangemaakt in het kasboek door Scrada door ingave in het dagontvangstenboek. 

In het kasboek ziet u één lijn staan namelijk 'Dagontvangsten contant' met als bedrag het ingegeven bedrag dat u cash heeft ontvangen tijdens de ingave van de dagontvangsten.

In het CODA-bestand dat naar de boekhouding wordt gestuurd, wordt niet één lijn, maar meerdere lijnen gestuurd a.d.h.v. de ingegeven dagontvangsten. Namelijk:

• Er wordt een lijn gestuurd voor de dagontvangsten
• Er wordt een negatieve lijn gestuurd per betaalmethode (behalve cash)

Voorbeeld:

Ingave in het dagontvangstenboek van 1000 euro ontvangsten 21% op 15/01/2021 waarvan 299.99 euro Bancontact, 200 euro Payconiq en 500.01 euro cash. 

In het kasboek gaat u +500.01 euro zien staan met de mededeling 'Contante ontvangsten'

In het CODA-bestand gaat er staan:

• + 1000 euro Dagontvangsten
• -299.99 euro Bancontact
• -200 euro Payconiq

De betaalmethoden worden als volgt doorgestuurd

Formaat mededeling:

DR/DRPM/<Naam betalingsmethode>/<datum dagontvangsten>/<opmerking>

Voorbeeld: 1000 EUR dagontvangsten op 15/01/2021 waarvan 299.99 EUR Bancontact, 200 EUR Payconiq en 500.01 EUR contant => 

    DR/DRPM/Bancontact/15.01.2021/

    DR/DRPM/Payconiq/15.01.2021/

Dagontvangsten mogelijkheid 1:

Als vinkje 'Betalingskenmerk aan afschrift toevoegen' aan staat bij de instellingen van het kasboek en er worden dagontvangstenfacturen doorgestuurd naar boekhoudprogramma dan wordt gestructureerde medeling van de dagontvangstenfactuur als mededeling gebruik.

Dagontvangsten mogelijkheid 2:

Als vinkje 'Betalingskenmerk aan afschrift toevoegen' uit staat bij de instellingen van het kasboek en er worden dagontvangstenfacturen doorgestuurd naar boekhoudprogramma dan wordt onderstaande mededeling gebruikt.

Formaat mededeling:

DR/DRIN/<Datum dagontvangsten>/<beschrijving verschillende betalingsmethodes>

Voorbeeld: 1000 EUR dagontvangsten op 15/01/2021 waarvan 299.99 EUR Bancontact, 200 EUR Payconiq en 500.01 EUR contant => DR/DRIN/15.01.2021/Contant geld=500.01/Bancontact=299.99/Payconiq=200

Dagontvangsten mogelijkheid 3:

Bij bepaalde integraties zoals bij Exact Online en Yuki kan ingesteld worden dat de dagontvangsten via het kasboek moeten doorgestuurd worden. Als dit aangevinkt wordt dan wordt niet totaal van de dagontvangsten doorgestuurd zoals in mogelijkheid 1 of 2 maar wordt lijn per ingevulde BTW categorie doorgestuurd. 

Belangrijk hierbij is dat in het boekhoudprogramma een bank verwerkingsregel moet ingesteld worden dat dit een BTW inclusief bedrag is en dat het boekhoudprogramma deze lijn moet splitsen in een deel excl BTW en een deel BTW.

Formaat mededeling:

DR/DRVC/<BTW percentage>/<Naam BTW categorie>/<Datum dagontvangsten>/<Intern dagontvangstenfactuurnummer>/<opmerking>

Voorbeeld:  700 EUR ontvangsten 21% en 300 EUR ontvangsten 6% op 15/01/2021 opgenomen in dagontvangstenfactuur 217015 met respectievelijk opmerking Sterke drank en Water => 

   DR/DRVC/21.00/ontvangsten/15.01.2021/217015/Sterke drank

   DR/DRVC/6.00/ontvangsten/15.01.2021/217015/Water

Kasverschil

Formaat mededeling:

CB/DIFF/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Kasverschil’ met opmerking ‘Verschil’ => CB/DIFF/Verschil

Kost

Formaat mededeling:

CB/COST/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Kost’ met opmerking ‘Test’ => CB/COST/Test

Privé opname

Formaat mededeling:

CB/PRTA/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Privé opname’ met opmerking ‘RC’ => CB/PRTA/RC

Privé storting

Formaat mededeling:

CB/PRDE/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Privé storting’ met opmerking ‘Aanzuiveren RC’ => CB/PRDE/Aanzuiveren RC

Transfer naar bank

Formaat mededeling:

CB/CABA/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘Transfer naar bank’ met opmerking ‘Naar KBC’ => CB/CABA/Naar KBC

Eigen transactie type

Bij de instellingen van het kasboek kunt u eigen transactie types toevoegen. Deze worden met onderstaande mededeling doorgestuurd.

Formaat mededeling:

CB/OWN/<Naam transactie type>/<opmerking>

Voorbeeld: Ingave ‘KBC’ met opmerking ‘Kantoor SLH’ => CB/OWN/KBC/Kantoor SLH