Wat is Octopus?

Octopus is een online boekhoudprogramma. Meer informatie over Octopus kunt u vinden op deze website. 

Wat doet de koppeling?

Dagontvangstenfacturen, kasboeken en externe verkoopfacturen doorsturen naar Octopus. De dagontvangstenfacturen en externe verkoopfacturen kunnen ofwel in de document import viewer geplaatst worden of kunnen rechtstreeks ingeboekt worden in een verkoopdagboek.

Voorbereidingen in Octopus

Alvorens u een kasboek kan doorsturen van Scrada naar Octopus moet u eerst het IBAN-nummer van het kasboek in Scrada ingeven in Octopus.

Meer informatie waar u het IBAN-nummer van uw kasboek kunt vinden, staat beschreven in de FAQ.

In Octopus kunt u via 'menu > beheer > dagboeken', bij de selectie van het kasdagboek in de tab ‘Bank Details’ het IBAN-nummer van de kas invullen.

Voorbereidingen in Scrada

De grootboekrekening instellen bij de dagontvangstenboeken en externe verkoopfacturen. 

Hoe koppeling opzetten in Scrada?

Opgelet: u moet per boek instellen of het moet doorgestuurd worden naar Octopus. Standaard wordt na de koppeling niets doorgestuurd naar Octopus!

Hieronder vindt u meer informatie over hoe u de koppeling kunt opzetten en het eerste boek doorstuurt van Scrada naar Octopus:

• Login in Scrada
• Ga naar 'Menu > Instellingen > Integraties'
• Klik bij de integratie 'Octopus' op ‘Activeren’
• Klik op ‘Koppelen met Octopus’
• Login in Octopus
• Selecteer bedrijf en klik op 'Koppelen'
• Selecteer de boeken die moeten doorgestuurd worden naar Octopus. Voor dagontvangstenboeken kunt u kiezen of de boeken moeten doorgestuurd worden naar de document import viewer van Octopus of ze rechtstreeks mogen geboekt worden.
  Als u rechtstreeks wil laten boeken moet u ook nog volgende gegevens invullen:
  • Dagontvangstenboek:
    • Gebruik het dagontvangstenfactuurnummer van Scrada of het volgend beschikbaar nummer in Octopus. Als u het dagontvangstenfactuurnummer van Scrada gebruikt, heeft dit als voordeel dat er geen dubbele dagontvangstenfacturen in het systeem kunnen komen, maar heeft dit wel als nadeel dat het nummer moet kloppen. Als eerstvolgend vrij factuurnummer in Octopus 15 is en Scrada stuurt het dagontvangstenfactuurnummer 17 door, dan wordt dit geweigerd door Octopus.
    • In welk verkoopdagboek met het dagontvangstenboek geboekt worden?
    • Welke klant moet in Octopus gebruikt worden als dagontvangsten klant?
    • Selecter per btw-categorie de juiste btw-code in Octopus. De grootboekrekening moet ingevuld worden. De kostenplaats kan ingevuld worden, maar dit kan niet via de Octopus integratiepagina ingevuld worden. Dit kan enkel bij de instellingen van de btw-categorie via 'menu>instellingen>boeken>bewerk dagontvangstenboek > tab btw-Categorieën'.
  • Externe verkoopfacturen:
    • Stuurt u externe verkoopfacturen door (door kassasysteem of webshop), dan kunt u ook kiezen of deze in de document import viewer moeten komen of rechtstreeks moeten geboekt worden.
    • Bij rechtstreeks boeken moet u eerst per extern verkoopfactuur dagboekcode een boek aanmaken in Scrada. Dit kan via 'menu > instellingen > boeken > Nieuw extern verkoopfactuur dagboek'. Via dit nieuw aangemaakte boek kunt u ook de grootboekrekening of kostenplaats instellen per btw-code dat moet gebruikt worden om te boeken in Octopus.
      Heeft u OSS (One stop shop) verkoopfacturen dan moet u per land en per btw-percentage een lijn toevoegen.
    • Na het aanmaken van het extern boek kunt u teruggaan naar de Octopus integratie en voor het extern boek de Octopus btw-code selecteren.
• Klik ten slotte onderaan op ‘Bewaren’.

Hoe gegevens verwerken in Octopus?

Standaard worden dagontvangsten en kastransacties automatisch één keer per maand doorgestuurd door Scrada naar Octopus. Wenst u dit elke week of elke dag, dan kunt u dit aanpassen bij de instellingen van het boek in Scrada. 

Dagontvangsten

Dagontvangsten worden doorgestuurd naar Octopus als een verkoopfactuur. Dit document kunt u terugvinden in Octopus in de Document Import Viewer als u koos voor Document Import Viewer i.p.v. rechtstreeks boeken.

De verkoopfactuur in Octopus bevat als bijlage de detailinformatie van de dagontvangsten.

Kasboek

Het kasdagboek in Octopus maakt gebruik van een nummering op basis van de datum en niet op basis van een afschriftnummer. Hierdoor gaat u dus afschrift 10 met als datum 5 januari 2021 van Scrada terug vinden in Octopus onder nummer 20210105.

Bankverwerkingsregels instellen in Octopus zodat kasboeklijnen automatisch op de juiste grootboekrekening terecht komen. Bij elke type kasverrichting gebruikt Scrada een bepaalde opmerking. Meer info hierover kunt u vinden in deze FAQ.

Voorbeeld van de bankverwerkingsregel voor transfer naar de bank dat op de 580000 moet komen: