Qu'est-ce qu'Octopus ?

Octopus est un logiciel de comptabilité en ligne. Vous trouverez plus d'informations sur ce site.

À quoi sert la connexion?

Envoyer les factures des recettes (journal des recettes), les livres de caisse et les factures de ventes externes vers Octopus. Les factures des recettes et les factures de vente externes peuvent être placées dans le visualiseur d'importation (import viewer) de documents ou peuvent être enregistrées directement dans un journal des ventes.

Préparatifs dans Octopus

Le numéro IBAN du livre de caisse Scrada doit d’abord être rempli dans Octopus avant qu’un livre de caisse Srada puisse être envoyé vers Octopus.

Veuillez consulter la rubrique FAQ pour trouver le numéro IBAN de votre livre de caisse Scrada.

Vous pouvez entrer le numéro IBAN du livre de caisse Scrada dans Octopus en allant dans 'menu > gestion > journaux', sélectionnez le livre de caisse et remplir le champ ‘Coordonnées bancaires’.

Préparatifs dans Scrada

Configurez le compte général dans le journal des recettes et les factures de vente externes.

Comment configurer la connexion dans Scrada?

Vous devez choisir par livre / journal si celui-ci doit être envoyé vers Octopus. Par défaut, rien n’est envoyé vers Octopus après la connexion !

Vous trouverez, ci-dessous, plus d’info sur la configuration de la connexion et l’envoi du premier livre ou journal Scrada vers Octopus:

1. Connectez-vous à Scrada
2. Menu > Paramètres > Intégrations
3. Cliquez sur ‘Activer’ sur l’intégration ‘Octopus’
4. Cliquez sur 'Connecter Octopus'
5. Connectez-vous à Octopus
6. Sélectionnez l’entreprise et appuyez sur ‘Connecter’
7. Sélectionnez le livre / journal à envoyé vers Octopus. Pour le journal des recettes, vous pouvez choisir si celui-ci doit être transmis au visionneur (import viewer) de documents d’Octopus ou s’il peut être affiché directement. Vous devez également remplir les informations suivantes si vous souhaitez que les données soit comptabiliser directement.
   • Journal des Recettes
     • Utilisez le numéro de facture des recettes de Scrada ou utilisez le prochain numéro disponible dans Octopus. Utiliser le numéro de facture du journal des recettes (facture des recettes) de Scrada a pour avantage d’éviter les doublons dans le système, mais l’inconvénient est que le numéro doit être correct. Si le numéro de facture suivant disponible dans Octopus est le numéro 15 et que Scrada envoi le numéro de facture des recettes 17, celle-ci sera rejetée par Octopus.
     • Dans quel journal des ventes le journal des recettes doit être enregistré?
     • Quel client Octopus doit être utilisé comme client du journal des recettes?
     • Sélectionnez le bon code TVA dans Octopus pour chaque catégorie de TVA et affectez un 'centre de frais' si nécessaire. Les compte généraux doivent être remplis, mais ils ne peuvent pas être remplis sur la page d’intégration Octopus. Cela doit se faire dans les paramètres de la catégorie de TVA (menu > paramètres > livres > 'modifier' le journal des recettes > onglet 'Catégories de TVA'
   • Factures de ventes externes :
     • Si les factures de vente externes sont envoyées (par le système de caisse ou le site e-commerce), vous pouvez choisir si elles doivent être importées dans le visionneur de documents ou si elles peuvent être comptabilisées directement.
     • Pour la comptabilisation directe, vous devez d’abord créer un livre dans Scrada pour chaque code de journal de facture de vente externe. Cela peut se faire dans menu > Paramètres > livres / journal > Nouveau journal de factures de vente externe. Avec ce nouveau livre, vous pouvez également définir le comptes générale ou centre de coûts par code TVA qui doit être utilisé pour la comptabilisation dans Octopus. Vous devez ajouter une ligne par pays et par pourcentage de TVA si vous avez des factures de vente OSS (One stop shop / Guichet unique).
     • Après avoir créé le livre externe, retournez vers l’intégration Octopus et sélectionnez le code TVA Octopus pour le livre externe.
8. Cliquez sur ‘Sauvegarder’ en bas de l’écran.

Comment traiter les données dans Octopus ?

Les recettes (journal des recettes) et la caisse (livre de caisse) sont envoyées par défaut de Scrada vers Octopus une fois par mois. Si vous souhaitez le faire chaque semaine ou chaque jour, vous pouvez l'ajuster dans les paramètres du livre dans Scrada. 

Le Journal des Recettes

Les recettes (journal des recettes) sont envoyées vers Octopus sous forme de facture de vente. Ce document se trouve dans Octopus dans le visionneur d'importation de documents (Document Import Viewer).

La facture de vente envoyée vers Octopus contient, en pièce jointe, les informations détaillées sur les recettes.

Livre de caisse

Le livre de caisse dans Octopus utilise une numérotation basée sur la date et non basée sur un numéro de relevé bancaire. Vous trouverez donc le relevé de Scrada “10” daté du 5 janvier 2021 dans Octopus sous le numéro 20210105.