Wat is Yuki?

Yuki is een online boekhoudprogramma. U vindt meer informatie over Yuki op deze website.

Wat doet de koppeling?

Dagontvangstenfacturen, kasboek en/of verkoopfacturen doorsturen naar een administratie in Yuki. Hiervoor heeft u een Administratie-ID en API-sleutel van Yuki nodig.

Er kan gekozen worden of de dagontvangsten via een verkoopfactuur of via het kasboek geboekt worden in Yuki. Als het via het kasboek gaat, worden de dagontvangsten niet meegeteld in het aantal facturen in de bundel van Yuki.

Voorbereiding in Yuki

API-sleutel aanmaken in Yuki

Om Scrada te kunnen koppelen aan Yuki moet een API-sleutel aangemaakt worden voor de administratie.

Een gebruiker met de rol 'directie' of 'backoffice medewerker' kan in een Yukidomein een API-sleutel genereren.

Hiervoor gaat u naar 'Instellingen' en klikt u onder Integraties op 'Webservices'. 

Bovenaan links klikt u op het kruisje (toevoegknop) om een nieuwe API-key aan te maken:

Wanneer u hierop klikt kunt u een domein API-sleutel aanmaken. Hierbij laat u het Type op 'Administratie' staan zodat de Administratie-ID ook zichtbaar is.

De rechten blijven best op ‘Alle webservices’ staan.

Bij opmerking kunt u 'Scrada' invullen zodat u later nog weet dat deze API-key voor Scrada is.

Klik ten slotte op 'Bewaren' om de nieuw aangemaakte API-sleutel met de betreffende Administratie-ID te zien.

Let op:
- Wilt u meerdere administraties linken, moet u meerdere API-sleutels aanmaken. 
- Wissel de codes zeker niet om, dan werkt de koppeling niet.

Meer informatie vindt u op de website van Yuki.

Voorbereidingen in Scrada

Grootboekrekeningen instellen bij de dagontvangstenboeken als dagontvangstenfacturen worden doorgestuurd. Worden de dagontvangsten via kasboek doorgestuurd dan moet u geen grootboekrekenigen instellen in Scrada.

Grootboekrekeningen instellen voor externe verkoopfacturen.

Hoe koppeling opzetten in Scrada?

Dagontvangstenboek, kasboek en/of verkoopfacturen van Scrada doorsturen naar Yuki:

• Aanloggen op Scrada
• 'Menu > Instellingen > Integraties'
• Klik de knop ‘Activeren’ bij de integratie Yuki
• De Administratie-ID en API-sleutel invullen. Zie hierboven hoe u deze kunt vinden of aanmaken in Yuki.
• Aanduiden welke boeken moeten doorgestuurd worden naar Yuki
• Dagontvangsten kunnen ook via kasboek doorgestuurd worden. Meer informatie hieronder bij ‘Hoe koppeling opzetten in Yuki? > Dagontvangsten > Via kasboek’
• Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

De Administratie-ID en API-sleutel is voor alle dagontvangstenboeken en kasboeken van een bedrijf hetzelfde. Heeft u meerdere bedrijven, dan moet elk bedrijf zijn eigen Administratie-ID en API-sleutel hebben.

Vergeet niet om ook het vinkje bij andere boeken aan te vinken. Per boek moet ingesteld worden of u deze doorstuurt naar Yuki of niet!

Dagontvangsten

Dagontvangsten kunnen op 2 verschillende manieren doorgestuurd worden naar Yuki:

• Naast postbus van Yuki als UBL bestand: In dit geval wordt een dagontvangstenfactuur van de dagontvangsten doorgestuurd naar Yuki. In dit geval telt elke dagontvangstenfactuur mee in de bundel van Yuki. Deze manier van werken kunt u gebruiken door het vinkje 'Dagontvangstenfacturen versturen naar Yuki' aan te zetten.
• Via kasboek: De dagontvangsten kunnen via het kasboek doorgestuurd worden naar Yuki. Op deze manier telt dit niet meer in de bundel van Yuki. Om dit actief te maken moet u het vinkje 'Dagontvangstenfacturen versturen naar Yuki' aanzetten en ook het vinkje 'Verstuur vanuit het kasboek' moet u aanzetten.

Kasboek

Als u het vinkje 'Verstuur naar Yuki' aan zet bij een kasboek dan wordt dit kasboek doorgestuurd naar Yuki. Het kasboek kan op 2 manieren doorgestuurd worden naar Yuki:

• CODA (Bank): Hierbij wordt een CODA bestand van het kasboek gemaakt en wordt dit doorgestuurd naar Yuki als een bank. Nadeel van deze manier:
  • Er moet een bank aangemaakt worden in Yuki. Hierdoor is kasboek gekoppeld aan een 55 ipv 57 rekening
  • Er kan geen Yuki project gekoppeld worden aan een kasboek lijn
• CSV (Kas): Hierbij wordt de KAS als CSV bestand doorgestuurd. Via deze weg kunnen project codes gekoppeld worden aan een kasboek lijn. Volgende gegevens moeten ook ingegeven worden als je kas via CSV laat doorsturen nar Yuki:
  • Grootboekrekening: Dit is het grootboekrekeningnummer dat door uw kasboek wordt gebruikt (bv. 570001) in Yuki.

  • Naam grootboekrekening: Dit is de exacte naam van deze grootboekrekening in Yuki. Niet de naam van het kasboek maar de naam van de grootboekrekening.

Projecten Yuki

Maakt u gebruik van Projecten en wenst dat de gegevens dat Scrada doorstuurt naar Yuki op de juiste projecten terecht komt dan moet u hetvolgende doen:

• Dagontvangsten moeten via kasboek doorgestuurd worden.
• Analytisch 1 (Project code) en Analytisch 2 (Project naam) instellen bij Boekhoudkundige info bij de instellingen van een BTW-categorie van een dagontvangstenboek
• Analytisch 1 (Project code) en Analytisch 2 (Project naam) instellen bij Boekhoudkundige info bij de instellingen van een betaalmethode van een dagontvangstenboek
• Analytisch 1 (Project code) en Analytisch 2 (Project naam) instellen bij Boekhoudkundige info bij de instellingen van een transactie van een kasboek

Externe verkoopfacturen

Externe verkoopfacturen kunnen op 4 manieren doorgestuurd worden naar Yuki:

• Postbus: Voegt de factuur toe aan de postbus van Yuki als UBL bestand
• Verkoop factuur: Creëert de factuur in de Yuki verkoopmodule.
• Verkoop factuur en verstuur per e-mail: Creëert de factuur in de Yuki verkoopmodule en stuurt de factuur naar de klant.
• Verkoop te verzenden factuur: Creëert de factuur in de Yuki verkoopmodule met status verzendklaar. Hiermee kun je de factuur in Yuki bewerken, de factuurbijlage en het factuurnummer worden door Yuki gegenereerd.

Hoe koppeling opzetten in Yuki?

Dagontvangsten

Via kasboek (CODA/CSV)

Dagontvangsten kunnen ook via het kasboek geboekt worden in Yuki. Dit omdat Yuki toelaat om een lijn in een financieel dagboek te laten splitsen in een deel excl. btw en een deel btw. Door deze functionaliteit kunnen we het totaalbedrag incl. van een btw-categorie doorsturen naar Yuki en gaat Yuki bij het inlezen deze lijn splitsen in excl. btw dat op de omzetrekening komt en deel btw dat op de algemene rekening van de btw komt. Meer info over hoe u zo een bankverwerkingsregel moet instellen kunt u hieronder bij kasboek terugvinden.

Hierbij raden we aan om dagontvangstenfacturen dagelijks te laten genereren. Dit omdat er standaard afschrift-bestanden worden doorgestuurd als er voor die datum een dagontvangstenfactuur is.

Voordeel van deze manier is dat er niet moet betaald worden in Yuki voor een verkoopfactuur

Via dagontvangstenfactuur (UBL)

Scrada maakt een UBL-factuur van de dagontvangsten en stuurt deze naar Yuki. Er kan gekozen worden om dit dagelijks, wekelijks of maandelijks te doen. Opgelet: dossiers aangemaakt vanaf 1/1/2021 in Yuki volgen een nieuw prijsmodel waarbij er maar een beperkt aantal UBL-facturen per maand in de prijs zit. Voor dossiers die bundel Small, Medium of Large hebben, raden we aan om maar één keer per maand de dagontvangsten door te sturen naar Yuki en niet dagelijks omdat anders het aantal inbegrepen facturen per maand te snel wordt overschreden en u hierdoor extra kosten krijgt in Yuki.

Facturen met een totaal bedrag van 0 euro worden niet standaard door Yuki verwerkt en moeten manueel afgehandeld worden in Yuki. Dit kan optreden indien er voor de betrokken periode die doorgestuurd wordt, geen dagontvangsten waren. Wordt er bijvoorbeeld dagelijks doorgestuurd dan wordt op sluitingsdagen een factuur met bedrag 0 doorgestuurd. Scrada gaat standaard facturen met een totaal bedrag van 0 euro niet doorsturen naar Yuki. Wenst u deze toch te ontvangen gelieve contact op te nemen met ons.

Als de dagontvangsten meerdere btw-percentages bevat, dan kan het gebeuren dat Yuki dit verwerkt als één lijn waardoor er een foutmelding komt omdat de btw niet juist is. Om dit te verhelpen, gaat u in het Yuki domein UBL-regels moeten instellen. In de UBL-regels kunt u invoercriteria gebruiken zoals btw-percentage. Meer informatie kunt u vinden op de website van Yuki.

In het geval van de btw-code ‘Vrijgesteld van btw’, bij bijvoorbeeld cadeaubonnen, is het aan te raden om ook de omschrijving in te vullen om deze op de juiste grootboekrekening te laten boeken. Dit is de omschrijving die u op de dagontvangstenfactuur van Scrada ziet staat. Voorbeeld hieronder:

Kasboek

Verstuurmethodes

• Verstuurmethode CSV (Kas)
  In Yuki moet een kasboek aangemaakt worden. De algemene rekening en omschrijving van de algemene rekening moet u instellen in Scrada.

• Verstuurmethode CODA (Bank)
  In Yuki moet een bankrekening aangemaakt worden om het kasboek van Scrada te kunnen inlezen. Dit omdat Scrada een CODA van het kasboek naar Yuki stuurt. Het IBAN-nummer kan teruggevonden worden via de instellingen van het kasboek (zie FAQ).

Bankverwerkingsregels

Bij de FAQ kunt u ook terugvinden welke opmerkingen Scrada gebruikt bij elk type kasverrichting. Door bankverwerkingsregels te definiëren, kunt u de kasboeklijnen automatisch op de juiste rekeningen terecht laten komen.

Stuurt u ook de dagontvangsten via kasboek door naar Yuki, dan moet u zeker een bankverwerkingsregel aanmaken voor elke  btw-categorie. 

Hieronder een voorbeeld van zo een bankverwerkingsregel voor de btw-categorie ONTVANGSTEN met btw-percentage 21% waarbij bedrag excl. btw op grootboekrekening 700000 moet geplaatst worden:

Externe verkoopfacturen

Als verkoopfacturen doorgestuurd worden via Postbus dan moet u UBL-regels instellen zodat deze op de juiste grootboekrekeningen terecht komen.

Worden de facturen doorgestuurd naar de verkoopsmodule van Yuki dan wordt de boekhoudkundige afhandeling door Yuki gedaan.