Qu'est-ce que Yuki ?

Yuki est un logiciel de comptabilité en ligne. Vous trouverez plus d'informations sur Yuki sur ce site.

À quoi sert la connexion ?

Envoyer les factures de recettes (journal des recettes), le livre de caisse et/ou les factures de vente à Yuki. Pour cela, vous avez besoin d'un ID administration (administration-ID) et d'une clé API de Yuki.

Vous pouvez choisir si les recettes (journal des recettes) sont enregistrées via une facture de vente ou via le livre de caisse dans Yuki. Si ça passe par le livre de caisse, les recettes ne sont pas inclus dans le nombre de factures de votre package Yuki.

Préparatifs dans Yuki

Créer une clé API dans Yuki

Pour pouvoir connecter Scrada à Yuki, vous devez créer une clé API pour l’administration.

Un utilisateur avec le rôle d’un administrateur ou employé administratif peut générer une clé API dans Yuki. 

Pour cela, accédez aux 'Paramètres' et cliquez sur 'Services web' dans Intégrations

En haut à gauche vous pouvez cliquer sur le bouton ‘ajouter’ pour créer une nouvelle clé API

Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez créer une clé API. Laissez le Type sur 'Administration' afin que l'administration-ID soit également visible.

Il est préférable de laisser les droits/autorisations sur 'Tous les web services'.

Dans le champ ‘Remarque’, écrivez Scrada afin que vous sachiez plus tard que cette clé API est pour Scrada.

Ensuite, si vous cliquez sur 'Sauvegarder', vous verrez la clé API nouvellement créée avec ID de l’administration correspondant.

Attention:

- Si vous souhaitez connecter plusieurs administrations, vous devez créer plusieurs clés API.
- N’échangez pas les codes, sinon la connexion ne fonctionnera plus.

Plus d’info sur le site de Yuki.

Préparatifs dans Scrada

Configurez le compte général dans le journal des recettes et les factures de vente externes.

Comment configurer la connexion dans Scrada?

Envoyer le journal des recettes, le livre de caisse et/ou les factures de vente vers Yuki :

• Connectez-vous à Scrada
• 'Menu>Paramètres>Intégrations'
• Cliquez sur le bouton ‘Activer’ sur l’intégration Yuki .
• Entrez le administration-ID  et la clé API. Voir ci-dessus comment les trouver ou les créer dans Yuki.
• Indiquez quels livres / journaux doivent être envoyés vers Yuki
• Cliquez sur ‘Sauvegarder’ en bas de l’écran

Attention:

- Le administration-ID et la clé API sont les mêmes pour tous les journaux des recettes et livres de caisse d’une entreprise. Si vous avez plusieurs entreprises, chaque entreprise doit avoir sa propre administration-ID et clé API.

- N’oubliez pas de cocher la case pour les autres livres. Vous devez définir pour chaque livre s’ils doivent être envoyés vers Yuki ou pas !

Paramétrer Yuki

Journal des Recettes

Via le livre de caisse (CODA)

Les recettes (journal des recettes) peuvent également être enregistrées dans Yuki via le livre de caisse. En effet, Yuki permet de scinder une ligne d'un journal financier en une partie hors TVA et une partie TVA. Grâce à cette fonctionnalité, nous pouvons transmettre le montant total TVA inclus d'une catégorie de TVA à Yuki et Yuki divisera cette ligne en un montant sans TVA qui sera ajoutée au compte des recettes et une partie de la TVA qui sera ajoutée au comte général de la TVA. Vous trouverez plus d'informations sur la configuration d'une telle règle de traitement bancaire ci-dessous dans le livre de caisse.

Nous vous recommandons de générer les factures de recettes sur base quotidienne car les relevés sont transmis par défaut s'il existe une facture de recettes pour cette date.

L'avantage de cette méthode est que vous ne devez pas payer pour une facture de vente dans Yuki .

Via les factures des recettes (UBL)

Scrada créé une facture UBL pour les recettes et l'envoie à Yuki. Vous pouvez choisir la fréquence: quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Attention : les fichiers créés à partir du 01/01/2021 dans Yuki suivent un nouveau modèle de facturation dans lequel seul un nombre limité de factures UBL par mois est inclus dans votre abonnement Yuki. Pour les clients qui ont un abonnement Yuki Small, Medium ou Large, nous recommandons d'envoyer les recettes à Yuki une seule fois par mois et non quotidiennement, sinon le nombre de factures inclus par mois sera dépassé trop rapidement et va engendrer des frais supplémentaires dans Yuki.

Les factures avec un montant total de 0 euro ne sont pas traitées dans Yuki par défaut et doivent être traitées manuellement. Cela peut se produire s'il n'y avait pas eu de recettes pour la période concernée transmise. Par exemple, si l'envoi se fait quotidiennement, une facture avec un montant 0 sera envoyée les jours de fermeture. Scrada ne transmettra pas par défaut vers Yuki les factures avec un montant total de 0 euro. Veuillez nous contacter si vous souhaitez quand même les envoyer.

Si les recettes contiennent plusieurs taux de TVA, Yuki peut les traiter comme une seule ligne, provoquant un message d'erreur car la TVA est incorrecte. Pour résoudre ce problème, vous devrez configurer des règles UBL dans Yuki. Dans les règles UBL, vous pouvez utiliser des critères d'entrée tels que le taux de TVA. Plus d'informations peuvent être trouvées sur le site Web de Yuki.

Dans le cas du code ‘Exonéré de TVA’ pour les chèques cadeaux par exemple, il est conseillé de remplir également le descriptif pour le faire imputer sur le bon compte général. Ceci est la description que vous voyez sur la facture du journal des recettes de Scrada. Exemple ci-dessous :

Livre de caisse

Un compte bancaire doit être créé dans Yuki afin de pouvoir lire le livre de caisse de Scrada car Scrada envoie un CODA du livre de caisse vers Yuki. Le numéro IBAN peut être trouvé dans les paramètres du livre de caisse (voir FAQ).

Vous trouverez également les remarques que Scrada utilise pour chaque type de transactions de caisse sous la rubrique FAQ. En définissant des règles de traitement bancaire, vous pouvez automatiquement diriger les lignes du livre de caisse vers les bons comptes.

Si vous envoyez les recettes via le livre de caisse vers Yuki, vous devez certainement créer une règle de traitement bancaire pour chaque catégorie de TVA.

Ci-dessous un exemple d'une telle règle de traitement bancaire pour la catégorie TVA RECETTES avec un pourcentage de TVA de 21% où le montant sans TVA doit être placé sur le compte général 700000: