Dossier toevoegen

Om uw klantdossier aan te maken op het Scrada platform kunt u de volgende stappen volgen:

1. Ga naar https://my.scrada.be en selecteer uw kantoor
2. Via de knop 'Nieuw bedrijf' kunt u een nieuw dossier toevoegen
3. Volg de stappen in de wizard om alle gegevens van het dossier in te vullen:
   1. BTW-nummer
      1. Maak de keuze of het bedrijf een btw-nummer heeft of niet.
      2. Heeft het bedrijf een btw-nummer dan moet dit ingevuld worden. Tevens moet aangeduid worden of het bedrijf een btw kwartaalaangever, maandaangever of btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen is.
         1. De vraag naar type btw-aangever is omdat bij voorstel van btw-categorieën voor een dagontvangstenboek rekening wordt gehouden met type btw-aangever. Ook is het automatisch invullen van het centralisatieboek afhankelijk welk type btw-aangever het bedrijf is.
      3. Heeft het bedrijf geen btw-nummer dan wordt gevraagd om het land te selecteren waar het bedrijf gevestigd is.
   2. Bedrijfsgegevens
      1. Vul naam, adres in
      2. Moet de Scrada factuur naar een ander e-mail adres gestuurd worden dan het e-mail adres van het bedrijf dan kunt u dit invullen bij 'E-mail facturatie Scrada'
      3. Bij 'factuurinformatie' kunt u instellen of de factuur naar uw bedrijf of naar het bedrijfsadres moet gestuurd worden
      4. Kies tussen 'dagontvangstenboek met misschien een kasboek' of 'enkel een kasboek'
   3. Indien 'dagontvangstenboek met eventueel kasboek'
      1. Vul de naam van het dagontvangstenboek in
      2. Vul de startdatum van het boek in
      3. Wilt u betalingsmethodes registreren? Indien 'ja', dan wordt een kasboek aangemaakt. Selecteert u hier 'nee', dan wordt er geen kasboek aangemaakt
      4. E-mail dagontvangstenfactuur: als Scrada een dagontvangstenfactuur aanmaakt, dan kan het naar dit e-mailadres doorgemaild worden. Gebruikt u Clearfacts of Billtobox, dan moet u hier een e-mailadres van deze dienst invullen.
   4. Indien 'dagontvangstenboek dan btw-categorieën'
      1. Er worden standaard enkele btw-categorieën voorgesteld. U kunt deze aanpassen, toevoegen of verwijderen. Er kunnen in de wizard maximum vijf btw-categorieën toegevoegd worden. Wenst u er meer dan vijf toe te voegen, dan kunt u na het aanmaken van het dossier nog extra btw-categorieën toevoegen na selectie van het dossier via 'Menu>instellingen>boeken>dagontvangstenboek'.
   5. Indien 'dagontvangstenboek met registratie betalingsmethodes'
      1. Standaard staat er ‘Contante betaling’, maar u kunt extra betalingsmethodes toevoegen. Via de wizard kunt u maximum vijf betalingsmethodes toevoegen. Wenst u er meer dan vijf toe te voegen, dan kunt u na het aanmaken van het dossier nog extra betalingsmethodes toevoegen na selectie van het dossier via 'Menu>instellingen>boeken>dagontvangstenboek'.
   6. Indien 'kasboek'
      1. Vul de naam van het kasboek in
      2. Vul het beginsaldo van het kasboek in. Dit beginsaldo kan aangepast worden zolang er geen transacties zijn weggeschreven in het kasboek. Zijn er transacties, dan kan het beginsaldo niet meer aangepast worden. Het beginsaldo aanmaken na het aanmaken kan na selectie van dit dossier via 'Menu>Instellingen>Boeken>kasboek'
      3. E-mailadres CODA-bestand: als Scrada een CODA-bestand aanmaakt dan kan het CODA-bestand naar dit e-mailadres doorgemaild worden. Vul hier geen Clearfacts of Billtobox e-mailadres in omdat deze systemen enkel overweg kunnen met facturen en niet met CODA-bestanden.
   7. Dossier wordt aangemaakt
4. Na het aanmaken kunt u het dossier selecteren via de knop ‘vergrootglas’ bovenaan in het midden van het scherm.
5. Als u in het dossier bent kunt u eventueel via 'instellingen > integraties' de koppeling met het boekhoudprogramma instellen.

De klant krijgt NIET automatisch toegang tot zijn dossier. Lees hier hoe u de klant toegang geeft.