Wat is Lightspeed Restaurant (K-Series)?

Lightspeed Restaurant (L-Series) is een kassasysteem voor restaurants en voldoet om gebruikt te worden als 'witte kassa'.

U vindt meer info over Lightspeed Restaurant op: https://www.lightspeedhq.be/kassasysteem/restaurant/ 

Wat doet de koppeling?

U kunt per dagontvangstenboek een koppeling opzetten.

Scrada haalt volgende gegevens op uit Lightspeed:

• omzetcijfers kastickets
• betalingswijze kastickets

U kunt op dagontvangstenboekniveau instellen of de gegevens die opgehaald worden onmiddellijk in het dagontvangstenboek mogen ingeschreven worden of dat ze eerst nog moeten goedgekeurd (en/of aangepast) worden door een gebruiker.

Scrada haalt de omzetcijfers van de kastickets op vanaf de eerstvolgende ingave datum in het dagontvangstenboek. Zijn de dagontvangsten ingegeven t.e.m. 15/10, dan gaat Scrada de gegevens ophalen uit Lightspeed vanaf 16/10. Start het dagontvangstenboek op 1/10, dan worden de gegevens vanaf 1/10 opgehaald uit Lightspeed.

Is er geen omzet voor een bepaalde dag in Lightspeed dan zal er automatisch een 0 ingeschreven worden in Scrada.

Hoe koppeling opzetten in Scrada?

Volg onderstaande stappen om Lightspeed aan Scrada te koppelen:

1. Verwerking gegevens in Scrada
   1. Er kan op dagontvangstenboekniveau ingesteld worden of de ontvangsten en betalingsmethodes die van externe systemen komen onmiddellijk mogen ingeschreven worden in Scrada of dat deze eerst nog moeten goedgekeurd worden voordat ze worden ingeschreven. Dit kan ingesteld worden via:
      1. 'Menu > Instellingen > Boeken > bewerk dagontvangstenboek'
      2. Scroll naar beneden naar ‘API hoe dagontvangsten toevoegen’ en ‘API hoe betaalmethoden van dagontvangsten toevoegen’. Daar kunt u instellen of het onmiddellijk moet geboekt worden of als voorstel. Bij voorstel staan ze nog niet in het boek en moeten ze nog bevestigd worden. Bij het bevestigen kunnen de cijfers eventueel aangepast worden.
         
   2. Opmerking: Hou er rekening mee dat als gegevens nog moeten goedgekeurd worden, ze dus nog niet in het dagontvangsten/kasboek staan. 
2. Ingave diverse dagontvangsten door gebruiker nog toestaan?
   1. Er kan in Scrada ingesteld worden dat een gebruiker manueel geen diverse dagontvangsten kan invoeren. De gebruiker kan wel nog steeds correcties invoeren.
   2. Indien u niet meer wil toestaan dat een gebruiker diverse dagontvangsten invoert in Scrada dan kan dit aangepast worden in Scrada:
      1. 'Menu > Instellingen > Boeken > Bewerk dagontvangstenboek'
      2. Ga naar de optie ‘Kan gebruiker diverse dagontvangsten toevoegen’. Zet deze optie op 'Blokkeren'.
3. Abonnement Scrada:
   1. Opmerking: Als bij 'Factuur gegevens' bij de bedrijfsinstellingen 'Ander bedrijf' geselecteerd staat dan kunt u deze stap overslaan.
   2. Het is aan te raden om het abonnement in Scrada van dagontvangstenboek en/of kasboek te starten voor de integratie met Lightspeed actief wordt gemaakt. Anders kan tijdens het doorsturen van de gegevens van Lightspeed naar Scrada dit vastlopen omdat het abonnement nog niet gestart is.
   3. Dit kan gedaan worden via 'Menu > Abonnementen > Abonnementen'
4. Integratie instellen in Scrada:
   1. Selecteer het bedrijf dat u wenst te koppelen met Lightspeed
   2. 'Menu > Instellingen > Integraties'
   3. Bij de tegel van Lightspeed K-series klikt u op 'Activeren/bewerken'
   4. Vink ‘Ontvang bonnen vanuit Lightspeed K-series’ aan voor het dagontvangstenboek die u wenst te koppelen aan Lightspeed
   5. Vul gebruikersnaam en wachtwoord van Lightspeed in
   6. Klik op de 'Test' knop
   7. Btw-categorieën koppelen:
      1. Selecteer naast elke BTW percentage in welke BTW-categorie deze moet komen in Scrada
      2. Wenst u graag te koppelen op basis van rekeningprofiel of omzetgroep dan kun u het vinkje 'Omzet opsplitsen aan de hand van Lightspeed rekeningprofiel of omzet groep' aanzetten en dan kunt u rekeningprofiel en/of omzetgroep invullen waarop door Scrada extra moet gefilterd worden om het te bewaren in deze btw-categorie. Als u binnen 1 btw-percentage een rekeningprofiel en/of omzetgroep instelt in Scrada dan moet u ook voor de andere rekeningprofielen en/of omzetgroepen die gebruikt worden binnen dat btw-percentage in Lightspeed ingesteld worden in Scrada.
   8. Synchroniseer betalingsmethodes:
      1. Indien de betalingsinformatie uit Lightspeed mag gebruikt worden, dan moet het vinkje ‘Synchroniseer betalingsmethodes’ aangevinkt worden
      2. Betaalmethode overdracht: als een kasticket niet betaald is in Lightspeed dan wordt dit overgedragen naar de volgende dag. Dit kasticket komt dan op betaalmethode overdracht te staan. Voeg een betaalmethode 'Overdracht' toe aan Scrada en selecteer het hier.
      3. Betaalmethode afronding: Soms wordt bij betaling afgerond omdat het geen getal is op 5 cent. Dit verschil wordt op deze betaalmethode ingeschreven. Voeg een betaalmethode 'Afronding' toe aan Scrada en selecteer het hier.
      4. Automatisch Lightspeed-betaalmethoden aanmaken in Scrada: Als het vinkje aanstaat gaat Scrada automatisch betaalmethodes aanmaken als de Lightspeed betaalmethode nog niet bestaat in Scrada. Zet je het vinkje uit dan moet je manueel instellen welke Lightspeed betaalmethode met welke Scrada betaalmethode overeenkomt. 
   9. Negeer betaalmethoden: Als kastickets met een bepaalde betaalmethode niet moeten opgehaald worden uit Lightspeed dan kun je hier de betaalmethoden toevoegen en dan gaat Scrada geen omzet van deze kastickets inschrijven in Scrada.
   10. Kasboek transacties:
       1. In Lightspeed kunnen ook kastransacties zoals geld naar bank brengen ingegeven worden. Gebruik je dit dan moet je deze sectie invullen.
       2. In deze sectie moet je de naam van deze betaalmethode in Lightspeed ingeven en kun je dit koppelen met een kasboek transactie in Scrada. Ook kun je instellen dat deze kasboek transactie niet moet overgenomen worden door Scrada.
       3. Bij ingeven van de betaling in lightspeed kun je ook nog een referentie ingeven. Als je nog extra wenst te filteren dan kun je 'Lightspeed referentie' invullen maar dit is niet verplicht.
   11. Fooien: Er kan ingesteld worden in Scrada wat er moet gebeuren met Fooien:
       1. Fooien uit contact geld halen: Trekt het totale fooibedrag af van je ontvangen contant geld.

          De fooien worden rechtstreeks aan de werknemers betaald. Er wordt niets geregistreerd in Scrada ivm de fooien.

       2. Fooien toevoegen aan BTW categorie: Voegt het totale fooibedrag toe aan een btw-categorie Fooien.

   12. Klik op de knop 'Start' als de synchronisatie mag starten.
   13. Vergeet na het aanpassen van instellingen niet op ‘Bewaren’ te klikken