Wat is Lightspeed Retail (R-Series)?

Lightspeed Retail (R-Series) is een kassasysteem voor handelszaken.

U vindt meer info over Lightspeed Retail op: https://www.lightspeedhq.nl/kassasysteem/retail/ 

Wat doet de koppeling?

U kunt per dagontvangstenboek een koppeling opzetten.

Scrada haalt volgende gegevens op uit Lightspeed:

• omzetcijfers kastickets
• betalingswijze kastickets

U kunt op dagontvangstenboekniveau instellen of de gegevens die opgehaald worden onmiddellijk in het dagontvangstenboek mogen ingeschreven worden of dat ze eerst nog moeten goedgekeurd (en/of aangepast) worden door een gebruiker.

Scrada haalt de omzetcijfers van de kastickets op vanaf de eerstvolgende ingave datum in het dagontvangstenboek. Zijn de dagontvangsten ingegeven t.e.m. 15/10, dan gaat Scrada de gegevens ophalen uit Lightspeed vanaf 16/10. Start het dagontvangstenboek op 1/10, dan worden de gegevens vanaf 1/10 opgehaald uit Lightspeed.

Is er geen omzet voor een bepaalde dag in Lightspeed dan zal er automatisch een 0 ingeschreven worden in Scrada.

Voorbereidingen in Lightspeed

• Fooien tonen moet aan staan bij dagelijks rapport.
  • U kunt dit instellen in Lightspeed via 'menu>Instellingen>Rapportinstellingen>FOOIEN'. De optie 'Fooien in dagrapporten weergeven' moet aangevinkt staan.
  • Als u dit aanpast vergeet niet om bovenaan op 'Opslaan' te klikken

Hoe koppeling opzetten in Scrada?

Volg onderstaande stappen om Lightspeed aan Scrada te koppelen:

1. Verwerking gegevens in Scrada
   1. Er kan op dagontvangstenboekniveau ingesteld worden of de ontvangsten en betalingsmethodes die van externe systemen komen onmiddellijk mogen ingeschreven worden in Scrada of dat deze eerst nog moeten goedgekeurd worden voordat ze worden ingeschreven. Dit kan ingesteld worden via:
      1. 'Menu > Instellingen > Boeken > bewerk dagontvangstenboek'
      2. Scroll naar beneden naar ‘API hoe dagontvangsten toevoegen’ en ‘API hoe betaalmethoden van dagontvangsten toevoegen’. Daar kunt u instellen of het onmiddellijk moet geboekt worden of als voorstel. Bij voorstel staan ze nog niet in het boek en moeten ze nog bevestigd worden. Bij het bevestigen kunnen de cijfers eventueel aangepast worden.
   2. Opmerking: Hou er rekening mee dat als gegevens nog moeten goedgekeurd worden, ze dus nog niet in het dagontvangsten/kasboek staan. 
2. Ingave diverse dagontvangsten door gebruiker nog toestaan?
   1. Er kan in Scrada ingesteld worden dat een gebruiker manueel geen diverse dagontvangsten kan invoeren. De gebruiker kan wel nog steeds correcties invoeren.
   2. Indien u niet meer wil toestaan dat een gebruiker diverse dagontvangsten invoert in Scrada dan kan dit aangepast worden in Scrada:
      1. 'Menu > Instellingen > Boeken > Bewerk dagontvangstenboek'
      2. Ga naar de optie ‘Kan gebruiker diverse dagontvangsten toevoegen’. Zet deze optie op 'Blokkeren'.
3. Abonnement Scrada:
   1. Opmerking: Als bij 'Factuur gegevens' bij de bedrijfsinstellingen 'Ander bedrijf' geselecteerd staat dan kunt u deze stap overslaan.
   2. Het is aan te raden om het abonnement in Scrada van dagontvangstenboek en/of kasboek te starten voor de integratie met Lightspeed actief wordt gemaakt. Anders kan tijdens het doorsturen van de gegevens van Lightspeed naar Scrada dit vastlopen omdat het abonnement nog niet gestart is.
   3. Dit kan gedaan worden via 'Menu > Abonnementen > Abonnementen'
4. Integratie instellen in Scrada:
   1. Selecteer het bedrijf dat u wenst te koppelen met Lightspeed
   2. 'Menu > Instellingen > Integraties'
   3. Bij de tegel van Lightspeed klikt u op 'Activeren/bewerken'
   4. Vink ‘Ontvang bonnen vanuit Lightspeed R-series’ aan voor het dagontvangstenboek die u wenst te koppelen aan Lightspeed
   5. Druk op de knop `Koppelen met Lightspeed`. Nu kunt u inloggen Bij Lightspeed en vervolgens dient u akkoord te gaan dat Scrada toegang krijgt tot uw gegevens in Lightspeed.
   6. Indien er meerderen locaties aanwezig zijn in Lightspeed dan heeft u de mogelijkheid de gegevens uit alle locaties te synchroniseren of u kunt 1 locaties selecteren om te synchroniseren.
   7. Vervolgens kunt u specifieke kassa's negeren, standaard worden de cijfers uit alle kassa's uitgelezen. Indien u dit uitschakelt en een kassa selecteert bij negeren dan wordt de omzet uit deze kassa NIET meegenomen.
      Hier kunt u bijvoorbeeld eCom selecteren als u de omzet uit webverkopen niet wilt mee nemen in de dagontvangsten.
   8. Btw-categorieën koppelen:
      1. Selecteer naast elke BTW percentage in welke BTW-categorie deze moet komen in Scrada.
      2. Het is ook mogelijk omzet op te delen aan de hand van de Lightspeed BTW-klassen. Indien gewenst vult u ook deze kolom in. Als u dit niet wilt gebruiken laat u deze kolom leeg.
   9. Synchroniseer betalingsmethodes:
      1. Indien de betalingsinformatie uit Lightspeed mag gebruikt worden, dan moet het vinkje ‘Synchroniseer betalingsmethodes’ aangevinkt worden
      2. Automatisch Lightspeed-betaalmethoden aanmaken in Scrada: Als het vinkje aanstaat gaat Scrada automatisch betaalmethodes aanmaken als de Lightspeed betaalmethode nog niet bestaat in Scrada. Zet je het vinkje uit dan moet je manueel instellen welke Lightspeed betaalmethode met welke Scrada betaalmethode overeenkomt. 
      3. Het is daarnaast mogelijk betaalmethoden te negeren. Als een betaalmethoden op negeren staat worden verkopen met deze betaalmethoden niet ingeschreven in het dagontvangstenboek.
         Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij betaalmethoden `OP FACTUUR` als u hier later een factuur van maakt. Zo voorkomt u dubbele omzet.
   10. Fooien: Er kan ingesteld worden in Scrada wat er moet gebeuren met Fooien:
       1. Fooien uit contact geld halen: Trekt het totale fooibedrag af van je ontvangen contant geld.

          De fooien worden rechtstreeks aan de werknemers betaald. Er wordt niets geregistreerd in Scrada ivm de fooien.

       2. Fooien toevoegen aan BTW categorie: Voegt het totale fooibedrag toe aan een btw-categorie Fooien.

   11. Klik op de knop 'Start' als de synchronisatie mag starten.
   12. Vergeet na het aanpassen van instellingen niet op ‘Bewaren’ te klikken

Een kassabon die na het inlezen in Scrada tenietgedaan wordt, wordt niet automatisch uit de omzet gehaald in Scrada. U dient dit handmatig te corrigeren in uw dagontvangstenboek.