Qu’est-ce que Lightspeed Restaurant (K-Series)?

Lightspeed Restaurant (série K) est un logiciel de caisse pour les restaurants et peut être utilisé comme "caisse blanche". 

Plus d’info sur Lightspeed Restaurant: https://fr.lightspeedhq.be/caisse/restaurant 

À quoi sert la connexion ?

Vous pouvez mettre en place une connexion par journal des recettes. 

Scrada récupère les données suivantes de Lightspeed: 

• chiffres d'affaires tickets de caisse
• moyen de paiement des tickets de caisse 

Vous pouvez définir au niveau du journal des recettes si les données récupérées doivent être remplies immédiatement dans le journal des recettes ou si elles doivent d'abord être approuvées (et/ou modifiées) par un utilisateur. 

Scrada récupère les chiffres d'affaires des tickets de caisse à partir de la dernière date de saisie dans le journal des recettes. Scrada récupérera les données de Lightspeed à partir du 16/10 si le journal des recettes a été remplis jusqu'au 15/10. Les données seront récupérées chez Lightspeed à partir du 1/10 si le journal des recettes commence le 1/10. 

Un 0 sera automatiquement enregistré dans Scrada s'il n'y a pas de chiffre d'affaires pour un certain jour dans Lightspeed. 

Comment configurer la connexion dans Scrada ?

Suivez les étapes ci-dessous pour connecter Lightspeed à Scrada: 

1. Traitetement des données dans Scrada 
   1. Au niveau du journal des recettes, il est possible de configurer si les recettes et les modes de paiement provenant de systèmes externes peuvent être inscrits immédiatement dans Scrada ou s'ils doivent d'abord être approuvés avant d'être inscrit. Ceci peut être configuré dans : 
      1. 'Menu > Paramètres > Livres > modifier le journal des recettes' 
      2. Faites défiler votre écran jusqu'à 'API: comment ajouter des recettes' et 'API: comment ajouter les modes de paiement des recettes'. Vous pouvez y définir s'il doit être enregistré immédiatement ou sous forme de proposition. Lorsqu'elles sont proposées, elles ne sont pas enregistrées immédiatement dans le journal des recettes et doivent être confirmées d'abord. Lors de la confirmation, les chiffres peuvent être modifiés si nécessaire.
   2. Remarque : Gardez à l'esprit que si les données doivent être approuvées, elles ne sont pas enregistrées dans le journal des recettes / livre de caisse. 
2. Autoriser la saisie des recettes par l'utilisateur. 
   1. Vous pouvez configuré Scrada qu'un utilisateur ne sache pas remplir manuellement le journal des recettes. Néanmoins, l'utilisateur peut toujours faire des corrections. 
   2. Vous pouvez configurer dans Scrada qu'un utilisateur ne sache plus remplir le journal des recettes Scrada. 
      1. 'Menu > Paramètres > Livres > Modifier le journal des recettes' 
      2. Accédez à l'option 'L'utilisateur peut-il ajouter des recettes'. Mettez cette option sur 'Refuser'. 
3. Abonnement Scrada : 
   1. Remarque : Si, dans les paramètres de l'entreprise, l'option 'Autre entreprise' est sélectionnée dans 'Données de facturation', vous pouvez ignorer cette étape. 
   2. Il est conseillé de démarrer l'abonnement du journal des recettes et/ou du livre de caisse Scrada avant d'activer l'intégration avec Lightspeed. Sinon, lors de l'envoi des données de Lightspeed vers Scrada, celui-ci risque de rester bloqué car l'abonnement n'a pas encore démarré. 
   3. Cette opération peut être effectuée via 'Menu > Abonnements > Abonnements'. 
4. Configurer l'intégration dans Scrada : 
   1. Sélectionnez l'entreprise que vous souhaitez lier à Lightspeed 
   2. 'Menu > Paramètres > Intégrations' 
   3. Cliquez sur 'Activer/modifier' sur la vignette de Lightspeed K-Series 
   4. Cochez 'Recevoir les recettes de Lightspeed K-Series' pour le journal des recettes que vous souhaitez connecter à Lightspeed 
   5. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour Lightspeed 
   6. Cliquez sur le bouton ‘Test’ 
   7. Connecter les catégories de TVA: 
      1. À côté de chaque taux de TVA, sélectionnez la catégorie de TVA dans laquelle il doit être classé dans Scrada. 
      2. Si vous souhaitez établir un lien sur la base du profil de compte ou du groupe de chiffre d'affaires, vous pouvez cocher la boîte ‘Diviser le chiffre d'affaires sur la base du profil de compte ou du groupe de chiffre d'affaires de Lightspeed’ et ensuite vous pouvez remplir le profil de compte et/ou le groupe de chiffre d'affaires qui doit être filtré en plus par Scrada pour le garder dans cette catégorie de TVA. Si vous définissez un profil de compte et/ou un groupe de chiffre d'affaires dans un taux de TVA dans Scrada, vous devez également définir dans Scrada les autres profils de compte et/ou groupes de chiffre d'affaires utilisés dans ce taux de TVA dans Lightspeed.
   8. Synchronisez les méthodes de paiement: 
      1. La case 'Synchroniser du mode de paiement' doit être cochée si les informations de paiement de Lightspeed peuvent être utilisées. 
      2. Transfert de méthode de paiement : si un ticket de caisse n'est pas payé dans Lightspeed, il est transféré au jour suivant. Ce ticket apparaît alors sur le transfert de méthode de paiement. Ajoutez un mode de paiement 'Transfert' à Scrada et sélectionnez-le ici. 
      3. Méthode de paiement arrondie : Il arrive que le paiement soit arrondi parce qu'il ne s'agit pas d'un nombre à 5 cents. Cette différence est enregistrée dans ce mode de paiement. Ajoutez une méthode de paiement 'arrondie' à Scrada et sélectionnez-la ici. 
      4. Créer automatiquement des méthodes de paiement Lightspeed dans Scrada: Si la case est cochée, Scrada créera automatiquement des méthodes de paiement si la méthode de paiement Lightspeed n'existe pas encore dans Scrada. Si vous la décochez, vous devez définir manuellement quelle méthode de paiement Lightspeed correspond à quelle méthode de paiement Scrada. 
   9. Ignorer les méthodes de paiement : Si les tickets de caisse avec une certaine méthode de paiement ne doivent pas être récupérés de Lightspeed, vous pouvez ajouter les méthodes de paiement ici et Scrada n'enregistrera pas les revenus de ces tickets de caisse dans Scrada. 
   10. Transactions de livre de caisse : 
       1. Dans Lightspeed, il est également possible de remplir des transactions de caisse telles que l'envoi d'argent à la banque. Si vous utilisez cette méthode, vous devez entrer dans cette section. 
       2. Dans cette section, vous devez saisir le nom de cette méthode de paiement dans Lightspeed et vous pouvez la lier à une transaction de livre de caisse dans Scrada. Vous pouvez également indiquer que cette transaction de livre de caisse ne doit pas être prise en charge par Scrada. 
       3. Lors de la saisie du paiement dans Lightspeed, vous pouvez également saisir une référence. Si vous souhaitez un filtrage supplémentaire, vous pouvez indiquer 'Référence Lightspeed', mais ce n'est pas obligatoire. 
   11. Conseils : il est possible de définir dans Scrada ce qu'il faut faire avec les conseils: 
       1. Prendre conseil auprès de l'argent liquide: Soustrait le montant total des conseils de l'argent reçu. Les conseils sont payés directement aux employés. Rien n'est enregistré dans Scrada concernant les conseils. 
       2. Ajouter des conseils à la catégorie TVA: ajoute le montant total des pourboires à la catégorie TVA 'Conseils'. 
   12. Cliquez sur le bouton 'Commencer' si la synchronisation est autorisée. 
   13. N'oubliez pas de cliquer sur 'Sauvegarder' après avoir ajusté les paramètres.