Wat is Exact Online?

Exact Online is een cloud business software voor kmo's en hun accountants. Meer informatie over Exact Online vindt u op deze website.

Wat doet de koppeling?

Dagontvangstenfacturen, kasboeken en/of externe verkoopfacturen doorsturen naar de digitale brievenbus van Exact Online. U kunt kiezen of de dagontvangsten via een verkoopfactuur of via het kasboek geboekt worden in Exact Online. Als het via het kasboek gaat, kunnen de dagontvangsten automatisch en rechtstreeks geboekt worden zonder een extra meerkost in Exact Online.

Voorbereidingen in Scrada

• Grootboekrekeningen instellen bij de dagontvangstenboeken als dagontvangstenfacturen worden doorgestuurd. Worden de dagontvangsten via het kasboek doorgestuurd dan is dit niet noodzakelijk.

• Grootboekrekeningen instellen voor externe verkoopfacturen.

• Optioneel: grootboekrekeningnummers op dagontvangstenboek en kasboek instellen. Soms werken de toewijzingsregels in Exact Online niet goed met standaard mededelingen die bij de kasboeklijnen staan. Daarom is het aan te raden om grootboekrekeningnummers in te vullen bij de instellingen van het dagontvangstenboek voor de btw-categorieën en betaalmethoden en is het ook aan te raden om grootboekrekeningnummers in te vullen bij transactietypes bij de instellingen van het kasboek. 

Heeft u meerdere dagontvangstenboeken en kasboeken en wilt u deze uitsplitsen in de boekhouding per vestiging, dan moet de naam van de betaalmethoden en van de btw-categorieën uniek zijn over de boeken heen of moet u de grootboekrekeningnummers ingevuld hebben. M.a.w. heeft u ontvangsten 21% bij 2 filialen en wenst u deze op aparte grootboekrekeningen te hebben in Exact, dan moet u 'Ontvangsten Filiaal 1 21%' aanmaken bij Filiaal 1 en 'Ontvangsten Filiaal 2 21%' bij Filiaal 2 of moet u bij 'Ontvangsten 21%' bij Filiaal 1 grootboekrekeningnummer 700000 invullen en bij 'Ontvangsten 21%' bij Filiaal 2 grootboekrekeningnummer 700001.

Hoe koppeling opzetten in Scrada?

Dagontvangstenfacturen, kasboeken en/of externe verkoopfacturen kunnen door Scrada rechtstreeks doorgestuurd worden naar Exact Online. Dit kan ingesteld worden per dagontvangstenboek, kasboek of extern verkoopdagboek via volgende manier:

• Log in op Scrada
• Ga naar: 'Menu > Instellingen > Integraties'
• Klik bij de integratie 'Exact Online' op de knop ‘Activeren’
• Klik bij het boek dat u wenst door te sturen naar Exact Online op ‘Dagontvangstenfacturen versturen naar Exact Online’, 'Afschriften versturen naar Exact Online' of op ‘Externe verkoop/aankoopfacturen versturen naar Exact Online’  

Dagontvangsten

Dagontvangsten kunnen op 3 verschillende manieren doorgestuurd worden naar Exact Online:

• Naar de digitale brievenbus van het dossier
  • Kies voor 'Digitale brievenbus' en zet het vinkje 'Verstuur vanuit het kasboek' uit en vul de naam van de digitale brievenbus in. Hieronder staat beschreven hoe u de naam van de digitale brievenbus kunt terugvinden.
• Via het kasboek
  • Als u het vinkje 'Verstuur vanuit het kasboek' bij dagontvangstenboek aanvinkt dan worden de dagontvangsten via het afschrift van het kasboek doorgestuurd naar Exact Online en wordt er geen dagontvangstenfactuur naar Exact Online gestuurd. Meer informatie hierover kunt u terugvinden hieronder bij 'Inlezen in Exact Online > Dagontvangsten'. 
• Rechtstreeks in het verkoopdagboek
  • Kies voor 'Rechtstreeks boeken'
  • De knop 'Koppelen aan Exact Online' wordt getoond als er nog geen koppeling is voor dit dossier. Dan moet u het volgende doen:
    • U moet een login gebruiken die rechten heeft om verkoopboekingen te mogen doen in Exact. Als deze gebruiker de rechten niet heeft dan gaat de koppeling wel lukken, maar krijgen we bij het boeken van verkopen de melding 'Document Type is not allowed'. Gelieve dus een login te gebruiken die de juiste rechten heeft.
    • U wordt doorverwezen naar Exact Online. U moet aanloggen en toestaan dat Scrada mag koppelen met 'Alle huidige en toekomstige administraties'in Exact Online
      • Selecteert u dat Scrada enkel toegang mag hebben met een specifiek dossier dan dient u, als u later extra dossies wilt koppelen met Exact online in Scrada, eerst naar Exact Online gaan en het dossier toevoegen aan de lijst van toegelaten dossiers voordat u de koppeling in Scrada kunt leggen met dit dossier. 
      • Dossiers toevoegen in Exact Online waar u later een koppeling wenst mee te maken in Scrada kan als volgt: 'Aanloggen in Exact Online > Op uw naam rechtsboven klikken > Mijn Exact Online > Beveiligingscentrum > Scroll naar onder naar 'Machtigingen voor mijn apps' > Klik op 'Scrada Direct booking' > Klik op 'Administraties beheren' bij Toegang tot'. Hier kunt u extra dossiers toevoegen die u dan kunt selecteren in Scrada om te koppelen met Exact Online.
    • Selecteer het dossier waar Scrada mee moet koppelen in Exact Online
  • Klik op 'BTW toewijzing bewerken'
    • Hier moet u instellen welke btw-code van Exact Online overeenkomt met deze van Scrada
  • Kies het 'Exact Online boekstuknummer'. U kunt het nummer kiezen dat gaat gebruikt worden als documentnummer in Exact. Hierbij heeft u 3 mogelijkheden:
    • Factuurnummer: nummer dat Scrada gegeven heeft aan de dagontvangstenfactuur
    • Exact Online boekstuknummer: het volgende beschikbare nummer dat in Exact wordt gebruikt
    • Eigen formaat: Maak een aangepast formaat om het factuurnummer te formatteren naar een boekstuknummer. Als u klik naast het vraagteken van het veld 'Boekstuknummer formaat' kunt u meer informatie terugvinden hoe dit juist werkt.
  • Vul 'Exact Online dagboek code' in. Dit is de code van het verkoopdagboek waar de dagontvangsten moeten geboekt worden
  • Selecteer de 'Exact online klant' die moet gebruikt worden als dagontvangsten klant

Externe verkoopfacturen

Externe verkoopfacturen kunnen op 3 manier doorgestuurd worden naar Exact Online:

• Naar de digitale brievenbus van het dossier
  • Kies voor 'Digitale brievenbus' en vul de naam van de digitale brievenbus in. Hieronder staat beschreven hoe u de naam van de digitale brievenbus kunt terugvinden.
• Rechtstreeks in het verkoopdagboek
  • Via deze manier wordt de verkoopfactuur enkel boekhouding geboekt en gaat artikelnummer... verloren.
  • Kies voor 'Rechtstreeks boeken'
  • De knop 'Koppelen aan Exact Online' wordt getoond als er nog geen koppeling is voor dit dossier. Dan moet u het volgende doen:
    • U moet een login gebruiken die rechten heeft om verkoopboekingen te mogen doen in Exact. Als deze gebruiker de rechten niet heeft dan gaat de koppeling wel lukken, maar krijgen we bij het boeken van verkopen de melding 'Document Type is not allowed'. Gelieve dus een login te gebruiken die de juiste rechten heeft.
    • U wordt doorverwezen naar Exact Online. U moet aanloggen en toestaan dat Scrada mag koppelen met 'Alle huidige en toekomstige administraties' in Exact Online
    • Selecteer het dossier waar Scrada moet mee koppelen in Exact Online
  • Klik op 'BTW toewijzing bewerken'
    • Hier moet u instellen welke btw-code van Exact Online overeenkomt met deze van Scrada
  • Vink 'Dagontvangstenfacturen versturen naar Exact Online' aan voor elk verkoopboek dat u wenst door te sturen naar Exact.
    • Ziet u geen verkoopboek staan dan moet dit eerst nog aangemaakt worden.
    • Via het dashboard kunt u de externe verkoopfacturen zien en kunt u zien in welk dagboek ze zitten. 
    • De naam van dit dagboek moet u gebruiken om een extern verkoopboek aan te maken in Scrada. Dit kan via 'menu > instellingen > boeken > nieuw extern verkoopboek'.
  • Kies het 'Exact Online boekstuknummer'. U kunt het nummer kiezen dat gaat gebruikt worden als documentnummer in Exact. Hierbij heeft u 3 mogelijkheden:
    • Factuurnummer: nummer van de verkoopfactuur in Scrada. In Exact kan het nummer alleen getallen bevatten en moet het kleiner zijn dan 2 miljoen. Is het factuurnummer anders dan gaat u moeten kiezen voor 1 van de 2 andere opties.
    • Exact Online boekstuknummer: het volgende beschikbare nummer dat in Exact wordt gebruikt
    • Eigen formaat: Maak een aangepast formaat om het factuurnummer te formatteren naar een boekstuknummer. Als u klikt naast het vraagteken van het veld 'Boekstuknummer formaat' kunt u meer informatie terugvinden hoe dit juist werkt.
  • Vul 'Exact Online dagboek code' in. Dit is de code van het verkoopdagboek waar de verkoopfacturen moeten geboekt worden
  • Als u 'Groepeer factuurlijnen' kiest dan worden de lijnen gegroepeerd per btw-type, grootboekrekening en analytische code. Staat dit vinkje uit dan worden alle lijnen van de verkoopfactuur apart ingelezen.
  • Het vinkje 'Gebruik standaard klant indien zonder BTW nummer' kan gebruikt worden als u alle particulieren op een klant 'Particulieren' wenst weg te schrijven i.p.v. dat Scrada voor elke particulier een klant aanmaakt in Exact Online.
    • Vult u alleen een 'Standaard klant' in dan worden alle particulieren op deze klant gezet
    • Kiest u voor 'Gebruik een andere klant afhankelijk van het land' dan:
      • kunt u een klant instellen per land
      • is er geen klant ingesteld voor een land. Dan wordt de standaard klant gebruikt. Is de standaard klant niet ingevuld, krijgt u een foutmelding als er zo een factuur is die Scrada moet doorsturen.
• Rechtstreeks als verkoopfactuur in de facturatiemodule
  • Via deze manier wordt de verkoopfactuur aangemaakt in de facturatiemodule van Exact zodat u de factuur nog verder kunt bewerken. Er worden eventueel artikels aangemaakt...
  • Kies voor 'Verkoopfactuur'
  • De knop 'Koppelen aan Exact Online' wordt getoond als er nog geen koppeling is voor dit dossier. Dan moet u het volgende doen:
    • U moet een login gebruiken die rechten heeft om verkoopboekingen te mogen doen in Exact. Als deze gebruiker de rechten niet heeft dan gaat de koppeling wel lukken, maar krijgen we bij het boeken van verkopen de melding 'Document Type is not allowed'. Gelieve dus een login te gebruiken die de juiste rechten heeft.
    • U wordt doorverwezen naar Exact Online. U moet aanloggen en toestaan dat Scrada mag koppelen met 'Alle huidige en toekomstige administraties' in Exact Online
    • Selecteer het dossier waar Scrada moet mee koppelen in Exact Online
  • Klik op 'BTW toewijzing bewerken'
    • Hier moet u instellen welke btw-code van Exact Online overeenkomt met deze van Scrada
  • Vink 'Dagontvangstenfacturen versturen naar Exact Online' aan voor elk verkoopboek dat u wenst door te sturen naar Exact.
    • Ziet u geen verkoopboek staan dan moet dit eerst nog aangemaakt worden.
    • Via het dashboard kunt u de externe verkoopfacturen zien en kunt u zien in welk dagboek ze zitten. 
    • De naam van dit dagboek moet u gebruiken om een extern verkoopboek aan te maken in Scrada. Dit kan via 'menu > instellingen > boeken > nieuw extern verkoopboek'.
  • Kies het 'Exact Online boekstuknummer'. U kunt het nummer kiezen dat gaat gebruikt worden als documentnummer in Exact. Hierbij heeft u 3 mogelijkheden:
    • Factuurnummer: nummer van de verkoopfactuur in Scrada. In Exact kan het nummer alleen getallen bevatten en moet het kleiner zijn dan 2 miljoen. Is het factuurnummer anders dan gaat u moeten kiezen voor 1 van de 2 andere opties.
    • Exact Online boekstuknummer: het volgende beschikbare nummer dat in Exact wordt gebruikt
    • Eigen formaat: Maak een aangepast formaat om het factuurnummer te formatteren naar een boekstuknummer. Als u klikt naast het vraagteken van het veld 'Boekstuknummer formaat' kunt u meer informatie terugvinden hoe dit juist werkt.
  • Vul 'Exact Online dagboek code' in. Dit is de code van het verkoopdagboek waar de verkoopfacturen moeten geboekt worden
  • Kies 'Artikelcode'. Dit is de artikelcode die moet gebruikt worden op de factuurlijn in Exact Online. Elke factuurlijn moet een bepaalde artikelcode hebben in Exact Online.
    • Gebruik artikelcodes: Gebruik de artikelcodes van de externe verkoopfactuur, nieuwe artikelen worden aangemaakt in Exact Online.

    • Negeer artikelcodes: Gebruik altijd de standaard artikelcode in Exact Online, maar met de omschrijving van de externe factuurlijn.

  • Vul 'Standaard artikelcode' in. Dit is de artikelcode die moet gebruikt worden als op de externe verkoopfactuur geen artikelcode staat.
  • Vink 'Artikel omschrijving bijwerken' aan als de artikelomschrijving in Exact Online mag bijgewerkt worden met de omschrijving die op de factuurlijn staat van de Externe factuur.
  • Het vinkje 'Gebruik standaard klant indien zonder BTW nummer' kan gebruikt worden als u alle particulieren op een klant 'Particulieren' wenst weg te schrijven i.p.v. dat Scrada voor elke particulier een klant aanmaakt in Exact Online.
    • Vult u alleen een 'Standaard klant' in dan worden alle particulieren op deze klant gezet
    • Kiest u voor 'Gebruik een andere klant afhankelijk van het land' dan
      • Kunt u een klant instellen per land
      • Is er geen klant ingesteld voor een land dan wordt de standaard klant gebruikt. Is de standaard klant niet ingevuld dat krijgt u een foutmelding als er zo een factuur is die Scrada moet doorsturen.

Kasboeken

Kasboeken kunnen door Scrada rechtstreeks doorgestuurd worden naar de digitale brievenbus van een dossier in Exact Online. Dit kan ingesteld worden per kasboek:

• Klik bij het boek dat u wenst door te sturen naar Exact Online op 'Afschriften versturen naar Exact Online' en vul de naam van de digitale brievenbus van Exact Online in. Hieronder staat beschreven hoe u de naam van de digitale brievenbus kunt terugvinden.

De naam van de digitale brievenbus is in de vorm van een e-mailadres, maar is niet het e-mailadres waar u aankoop- of verkoopfacturen naar stuurt!

Waar kunt u de naam van de digitale brievenbus terugvinden in Exact Online?

• De naam van de digitale brievenbussen van een account op Exact Online vindt u terug via volgende stappen: 'Inloggen bij Exact Online > Bovenaanrechts klikken op uw naam > ’Mijn Exact Online’ > ‘Mijn relatiegegevens’. Onderaan het scherm ziet u uw digitale brievenbussen en kunt u eventueel een bijkomende digitale brievenbus aanmaken.
• Een digitale brievenbus kunt u raadplegen door bovenaan rechts op ‘Activiteiten’ te klikken en dan op ‘Digitale brievenbus’.

Hoe koppeling opzetten in Exact Online?

Bankrekening aanmaken

Het kasboek moet in Exact Online als volgt opgezet worden:

• Bankrekening maken
• IBAN-nummer van de kas gebruiken als Bankrekeningnummer. Het IBAN-nummer vindt u terug via de instellingen van het kasboek (zie FAQ).
• Als er een bank moet gekozen worden, selecteert u ‘Other Belgian banks’.
• De bank toewijzen aan een 57xxxxx rekening i.p.v. standaard aan een 55xxxxx rekening. Het aanpassen is wat verborgen in Exact Online. Bij de eigenschappen van het bankdagboek klikt u op 'Geavanceerde opties' om de grootboekrekening te kunnen aanpassen.

Dagontvangsten

Via kasboek

Dagontvangsten kunnen ook via het kasboek geboekt worden in Exact Online. Dit omdat Exact Online toelaat om een lijn in een financieel dagboek te laten splitsen in een deel excl. btw en een deel btw. Door deze functionaliteit kunnen we een totaal bedrag incl. van een btw-categorie doorsturen naar Exact Online en gaat Exact Online bij het inlezen deze lijn splitsen in excl. btw dat op de omzetrekening komt en deel btw dat op de algemene rekening van de btw komt. Meer info over hoe u zo een bankverwerkingsregel moet instellen kunt u hieronder bij 'kasboek' terugvinden.

Hierbij raden we aan om de dagontvangstenfacturen dagelijks te laten genereren. Dit omdat er standaard pas afschriften worden doorgestuurd als er voor die datum ook een dagontvangstenfactuur is.

Voordeel van deze manier is dat er niet moet betaald worden in Exact Online voor de verwerking van de dagontvangstenfactuur als u dit automatisch wilt laten verwerken.

Via digitale brievenbus

In de digitale brievenbus van Exact Online kunt u de dagontvangstenfacturen terugvinden. Deze kunnen verwerkt worden in de boekhouding zoals andere facturen in Exact Online.

Rechtstreeks in verkoopdagboek

U moet niets doen want de dagontvangstenfactuur wordt automatisch ingeboekt in het verkoopdagboek

Kasboek

Als in Scrada de digitale brievenbus van Exact Online is geconfigureerd en de kas is opgezet in Exact Online dan kunt u de kas op dezelfde manier verwerken zoals u banken verwerkt die u ontvangt via CODA/MT940.

In deze FAQ kunt u terugvinden welke opmerkingen Scrada gebruikt bij elk type kasverrichting. Door toewijzingsregels te definiëren in Exact kunt u de kasboeklijnen automatisch op de juiste rekeningen terecht laten komen. Het is aan te raden om bij de btw-categorieën, betaalmethoden en transactietypes, grootboekrekeningnummers (kan ingesteld worden via 'menu > instellingen > boeken > dagontvangstenboek/kasboek') in te vullen omdat hierop de toewijzingsregels beter werken dan op de standaard teksten die bij een kasboeklijn staat.

Stuurt u ook de dagontvangsten via kasboek door naar Exact Online dan moet u zeker een toewijzingsregel aanmaken voor elke btw-categorie. Hieronder een voorbeeld van zo een toewijzingsregels voor de btw-categorie ONTVANGSTEN met btw-percentage 21% waarbij het bedrag excl. btw op grootboekrekening 700000 moet geplaatst worden.

Foutmeldingen Exact Online

Document Type is not allowed

De gebruiker waarmee de koppeling is gemaakt tussen Scrada en Exact heeft onvoldoende rechten om verkoopboekingen te mogen doen. Gelieve de koppeling te verbreken in Scrada en opnieuw de koppeling te gebruiken met een gebruiker met voldoende rechten of de oorspronkelijke gebruiker meer rechten geven