Qu'est-ce qu'Exact Online ?

Exact Online est un logiciel de gestion cloud pour les PME et leurs comptables. Vous trouverez plus d'informations sur Exact Online sur ce site Web.

A quoi sert la connexion ?

Envoyez les factures de recettes, les livres de caisse et/ou les factures de vente externes vers la boîte aux lettres numérique d'Exact Online. Vous pouvez choisir d'enregistrées les recettes avec une facture de vente ou avec le livre de caisse dans Exact Online. Si cela passe par le livre de caisse, les recettes peuvent être enregistrées automatiquement et directement dans Exact Online sans frais supplémentaires.

Préparatifs dans Scrada

Configurez le compte général dans le journal des recettes et les factures de vente externes.

Si vous avez plusieurs journaux des recettes et livres de caisse et que vous souhaitez les répartir dans les comptes par filiale, les noms des méthodes de paiement et des catégories de TVA doivent être uniques dans tous les livres. Si vous avez des recettes 21% dans 2 filiales et que vous souhaitez les placer dans des comptes distincts dans Exact, vous devez créer "Recettes filiale 1 21%" dans la filiale 1 et "Recettes filiale 2 21%" dans la filiale 2.

Comment configurer la connexion dans Scrada?

Les recettes (en fichier UBL), le livre de caisse (en fichier CODA) ou les factures de vente peuvent être envoyés directement vers la boîte aux lettres numérique d'un fichier dans Exact Online

• Connectez-vous à Scrada
• 'Menu>Paramètres>Intégrations'
• Cliquez sur le bouton 'Activer' pour Exact Online
• Pour le livre / journal que vous souhaitez envoyer vers Exact Online, vous devez cliquer sur 'Envoyer les factures vers Exact Online' ou 'Envoyer les fichiers CODA vers Exact Online' et remplir le nom de la boîte aux lettres numérique d'Exact Online.
  • Si vous cochez la case « Envoyer depuis le livre de caisse » dans le journal des recettes, les recettes seront transmises à Exact Online à travers le relevé du livre de caisse et aucune facture de recettes ne sera envoyée à Exact Online.
• Cliquez sur 'Sauvegarder' en bas

Attention: le nom de la boîte aux lettres numérique se présente sous la forme d’un e-mail, mais ce n’est pas l’e-mail vers laquelle vous envoyez les factures d’achat ou de vente !

Où pouvez-vous trouver le nom de la boîte aux lettres numérique dans Exact Online ?

• Vous pouvez trouver le nom d'une boîte aux lettres numériques d'un compte sur Exact Online de manière suivante: 'Se connecter à Exact Online > Cliquez sur votre nom en haut à droite > 'Mon Exact Online' > 'Mes coordonnées' > en bas de l'écran, vous pouvez voir les boîtes aux lettres et éventuellement créer une boîte aux lettres numérique supplémentaire.
• Vous pouvez consulter une boîte aux lettres numérique en cliquant sur 'Activités' en haut à droite puis sur 'Boîte aux lettres numérique'.

Comment configurer une connexion dans Exact Online ?

Créer un compte en banque

Le livre de caisse doit être configuré  de la manière suivante dans Exact Online :

• Créer un compte bancaire
• Utilisez le numéro IBAN du livre de caisse comme numéro de compte bancaire. Le numéro IBAN du livre de caisse se trouve dans Scrada, dans les paramètres de la caisse: 'Menu> paramètres> livres> bouton 'modifier' à côté du livre de caisse'
• Si vous devez choisir une banque, sélectionnez alors ‘Autres banques belges’
• Attribuez la banque à un compte 57xxxxx au lieu d’un compte 55xxxxx par défaut. La modification est un peu compliquée à trouver dans Exact Online. Dans les propriétés du journal bancaire, cliquez sur 'Options avancées' pour pouvoir modifier le compte général.

Journal des Recettes

Via le livre de caisse 

Les recettes (journal des recettes) peuvent également être enregistrées via le livre de caisse dans Exact Online. Car Exact Online vous permet de scinder une ligne d'un journal financier en une partie hors TVA et une partie TVA. Grâce à cette fonctionnalité, nous pouvons transmettre le montant total TVA inclus d'une catégorie de TVA à Exact Online et lors de la lecture, Exact Online divisera cette ligne en une partie TVA exclu qui sera ajouté au compte vente et une partie TVA qui sera ajoutée au compte général de la TVA. Vous trouverez plus d'informations sur la configuration d'une telle règle de traitement bancaire ci-dessous dans le livre de caisse.

Dans ce cas de figure, nous vous recommandons de générer les factures de recettes sur une base quotidienne.

L'avantage de cette méthode est que vous n'avez pas à payer dans Exact Online pour le traitement de la facture des recettes si vous souhaitez qu'elle soit traitée automatiquement.

Via la facture des recettes (journal des recettes)

Vous pouvez trouver les factures des recettes dans la boîte aux lettres numérique d'Exact Online.

Livre de caisse

Si la boîte aux lettres numérique d'Exact Online a été configurée dans Scrada et que le livre de caisse a été configuré dans Exact Online, vous pouvez traiter la caisse (le livre de caisse) de la même manière que vous traitez les banques via CODA/MT940.

Vous trouverez tous les champs (remarques) que Scrada utilise pour chaque type de transaction de la caisse dans la FAQ. En définissant des règles d'attribution, vous pouvez affecter automatiquement les lignes du livre de caisse aux bons comptes.

Vous devez créer des règles d'attribution pour chaque catégorie de TVA si vous envoyez les recettes (journal des recettes) via le livre de caisse vers Exact Online. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'une telle règle d'attribution pour la catégorie TVA recettes avec un taux de TVA de 21 % où le montant hors TVA doit être placé sur le compte général 700000.